OneNote es hoy en día uno de los productos estrella de Microsoft, y una de las mejores aplicaciones para tomar notas que hay en el mercado. Está disponible en cada vez más plataformas y gana más funcionalidades en sus aplicaciones, lo cual sumado a que es completamente gratuito lo convierte en la alternativa ideal para quienes desean organizar la información de su vida, estudios y trabajo.
Y a quienes ya son usuarios habituales de OneNote quizás les guste estar al tanto de todas las vías que existen para agregar información en nuestros blocs de notas, que son muchas, justamente gracias a la prioridad que le ha dado Microsoft al servicio, el lanzamiento de una API abierta y la popularidad que ha ganado entre el público.
Por eso hoy les traemos una completa recopilación de casi todas las formas posibles de guardar en información en OneNote. Hemos intentado no dejarnos nada fuera, pero si saben de alguna que no haya sido incluida, no duden de decirnos en los comentarios. Aquí vamos:
Aplicaciones oficiales en todas las plataformas
Comenzamos con la más obvia, pero que tampoco podía faltar. Se trata de simplemente abrir la app de OneNote en cualquiera que sea el dispositivo que estemos usando, y crear una nueva nota, o agregar información a una nota existente.
Gracias al reciente enfoque multiplataforma de Microsoft, disponemos de aplicaciones de OneNote en todas las plataformas relevantes en desktop y móviles (Windows, OS X, iOS y Android).
Enlaces | Windows Store (móvil y PC), Windows desktop, Google Play, App Store, Mac App Store
OneNote Web
Por desgracia, no siempre podemos tener a mano un dispositivo propio con la aplicación de OneNote. Por ejemplo, en las universidades es común que ciertas clases se impartan en salas con PCs compartidos, donde no es posible iniciar sesión en una app y sincronizar todas nuestras notas.
Para momentos como esos tenemos el cliente web de OneNote, al que podemos acceder desde casi cualquier navegador yendo a la URL onenote.com/notebooks. Aquí evidentemente contaremos con menos funcionalidades (ej, imposibilidad de hacer anotaciones a mano alzada o grabar audio y vídeo) pero que alcanzan de sobra para tomar apuntes rápidos o consultar nuestras notas en un equipo compartido.
Enlace | OneNote Web
Notas vinculadas (hacia otra aplicación de escritorio)
La app de escritorio de OneNote ofrece un modo especial para tomar notas, denominado notas vinculadas. Este consiste en que la ventana de OneNote queda «anclada» fija en un lado de la pantalla (usando aprox. un 20% del espacio visible) permitiendo usar el resto del escritorio para ver diapositivas, una videoconferencia, una página web.
Pero lo que es realmente notable es que, al usar las notas vinculadas, cada línea que escribamos en OneNote quedará asociada al contenido que estemos visualizando en el resto de la pantalla. Por ejemplo, si estamos resumiendo un texto largo en Word, cada línea contendrá un vínculo hacia la página del documento que estábamos viendo al momento de escribir esa línea. Luego, usando el botón de notas vinculadas (arriba a la derecha) podemos consultar la lista completa de archivos vinculados a la nota actual, o simplemente hacer clic en el vinculo de la línea correspondiente.
Cabe mencionar que las notas vinculadas solo funcionan con apps específicas, tales como Office e Internet Explorer o Edge. Para activar este modo hay que ir a la pestaña Vista > Acoplar al Escritorio, o bien, presionar CTRL + ALT + D.
Jump List y atajo WIN + N en Windows
OneNote para Windows cuenta con atajos especiales para crear notas rápidamente. Uno de ellos son los botones de la Jump List de OneNote, a los que podemos acceder haciendo clic derecho en la aplicación (si es que está anclada en la barra de tareas) o clic en la flecha lateral (si es que está anclada en el menú Inicio), como se muestra en las capturas.
Desde ahí es posible crear una nota nueva con un solo clic, e incluso hacer un recorte de pantalla y guardarlo al instante en el bloc de notas predeterminado.
También existen atajos del teclado para invocar estas 2 funciones:
- WIN+ N: Crea una nueva nota
- WIN + SHIFT + S: Permite tomar una captura de pantalla
Función «Compartir» en plataformas móviles
En todas las plataformas móviles existe un botón «Compartir» que sirve para transferir contenido desde una app hacia otra (ej, publicar una página web en Twitter, o publicar en Instagram una foto que vimos en Facebook). OneNote se integra con este menú, permitiéndonos guardar información desde casi cualquier aplicación con solo 2 toques.
Tan solo hay que seleccionar el botón compartir, y luego elegir a OneNote como la aplicación de destinto. En la mayoría de los casos se permitirá escoger el bloc de notas y la sección donde queremos guardar la nueva nota, y el tipo de contenido soportado es muy amplio: podemos adjuntar archivos, páginas web, fotos, correos, etc.
Cabe mencionar que en iOS hay que habilitar primero los permisos para que OneNote aparezca en el menú Compartir. Esto se puede hacer yendo a ese mismo menú Compartir > botón «Más» > Activar OneNote.
Widget y botón flotante de Android
Si usamos Android podemos tomar ventaja de 2 características de este sistema operativo: los widgets y los botones flotantes.
OneNote ofrece varios widgets diferentes que podemos agregar a la pantalla de inicio de Android, y que nos dan acceso rápido a las notas recientes, y a botones para crear nuevas notas de texto, audio y fotos. El más completo es el que vemos abajo, que combina todas estas funciones.
Pero también hay otros widgets, más pequeños, que muestran solo algunas de estas funciones. Eso nos da la libertad de agregar varios widgets de OneNote a la pantalla de inicio y configurar el layout a nuestro gusto.
Y como decíamos antes, también está el botón flotante de OneNote, que podemos configurar para que esté siempre visible en pantalla (aún al estar cerrado OneNote).
Al presionarlo aparecerá un cuadro como el siguiente, desde donde podremos crear y guardar una nueva nota sin tener que abrir la aplicación de Microsoft.
Centro de notificaciones de Windows
En Windows 10 (móvil y PC), OneNote está integrado de serie en el centro de notificaciones del sistema, gracias a un botón de «Nota» que está siempre visible dentro de él.
Al hacer clic en este botón «Nota» se abrirá de inmediato la aplicación moderna de OneNote con una nueva nota ya lista para empezar a escribir o agregar otro contenido. Más fácil, imposible.
Android Wear y Apple Watch
Los usuarios del Apple Watch y de Android Wear pueden usar sus smartwatches para agregar notas a OneNote mediante dictado por voz. Para esto simplemente hay que instalar OneNote en el teléfono Android/iOS vinculado al smartwatch, y desde ahí configurarlo para que esté disponible también en nuestro Apple Watch o Android Wear.
Microsoft Band
La Microsoft Band permite agregar notas en OneNote gracias a su integración con Cortana. Para usar esta función hay que tener el teléfono cerca (vinculado por Bluetooth) y mantener presionado el «Action button» de la Band. Con ello se activará el micrófono y podremos decir comandos como «Toma nota: comprar huevos, pan y aceite en la tienda más tarde«. Se creará una nueva nota con ese texto en la sección «Notas sin archivar», y también se guardará el audio grabado.
Esta característica está disponible en la Microsoft Band solo si nuestro móvil es Windows Phone.
Cortana (en todas sus plataformas)
El mismo comando para agregar notas desde la Microsoft Band sirve también en Cortana para Windows, Android y iOS. Simplemente hay que abrir Cortana y decir (o escribrir) «toma nota» y luego empezar a dictar el contenido de la nota que queremos guardar.
Al igual que en el caso de la Band, la nota se guardará en la sección «Notas sin archivar», y se adjuntará también el audio original que le hayamos dictado a Cortana.
Office Lens
La aplicación Office Lens permite capturar contenido, como documentos, facturas y tarjetas de contacto, usando la cámara del móvil, y luego guardarlo en OneNote, OneDrive y/o convertirlo a Word, PDF y otros formatos. Al guardar en OneNote permite elegir el bloc de notas y sección de destino.
Además, OneNote es capaz de detectar el texto en los documentos capturas, permitiendo así copiarlo o buscar palabras dentro de él.
Office Lens está disponible en Windows, Android y iOS
Importador para Evernote
Para los que usan Evernote y todavía no se han decidido 100% a dar el salto a OneNote, Microsoft presentó hace unos días una herramienta que permite importar fácilmente hacia OneNote todo el contenido que tengamos guardado en Evernote, conservando tags y estructura original de las notas.
Para utilizar esta herramienta solo hay que descargarla desde acá y luego ejecutarla en un PC con Windows 7 posterior. Se recomienda tener Evernote instalado en el PC donde se realice la importación.
OneNote Clipper para guardar páginas web
El add-on OneNote Clipper para Firefox y Chrome nos faciltia el guardar páginas web en OneNote mientras navegamos, y así acceder a ellas más tarde desde cualquier dispositivo, incluso en modo offline (siempre que el bloc de notas se haya sincronizado previamente).
Este add-on no se limita «imprimir» una captura de la página web en el bloc de notas, también puede extraer el contenido relevante de la página y nos permite convertirlo a texto, eliminando publicidad, botones de navegación, y otros elementos inútiles. También entrega la opción de recortar un área específica de la página y guardarla como imagen.
La misma extensión permite elegir el bloc de notas y sección de destino.
Microsoft Edge
OneNote Clipper no está disponible (aún) en la versión estable de Edge, pero no es necesario, ya que el navegador de Microsoft viene con esta función ya integrada.
Para guardar una página en OneNote desde Edge solo basta presionar el botón «Crear nota web» en la esquina superior derecha. Inmediatamente aparecerá una barra de herramientas morada que permitirá hacer anotaciones encima de la página web, añadir comentarios, o recortar un área específica.
Para terminar solo hay que presionar el botón «Guardar» y elegir la sección de destino (también se permite compartir la nota directamente, sin pasar por OneNote).
Bookmark para otros navegadores
OneNote Clipper no está disponible en otros navegadores menos populares, como Opera o Vivaldi, pero aun así es posible recurrir a un bookmarlet para disfrutar de una funcionalidad similar. Simplemente tenemos que arrastrar el siguiente enlace hacia la barra de marcadores de nuestro navegador:
Y presionarlo al querer guardar la página actual. Eso sí, hay que chequear previamente que esté activado el soporte para JavaScript en nuestro navegador.
Impresora virtual de OneNote
OneNote permite guardar documentos de cualquier tipo en formato de copias impresas, mediante su impresora virtual en Windows. Simplemente hay que ir al menú Imprimir dentro de cualquier aplicación (realmente cualquiera), seleccionar la impresora «Send To OneNote» y darle a «Imprimir». Luego se nos preguntará en qué bloc y sección queremos guardar la impresión, y listo.
Usando este método el documento aparecerá como una hoja impresa dentro de OneNote, conservando su apariencia original y sin permitir ediciones de texto o formato. Pero sí se permite buscar dentro del texto (gracias al OCR de OneNote) y hacer anotaciones encima y a los lados. Es la opción ideal para tomar apuntes encima de libros de estudio, diapositivas, y otro contenido similar.
Reenviar correos a [email protected]
Es común que recibamos correos con información importante, pero que luego resulten imposibles de encontrar dentro del desastre de nuestra bandeja de entrada. OneNote también puede ayudarnos con eso, al permitir guardar mails con solo reenviarlos a [email protected].
Para esto hay que activar primero la función yendo a onenote.com/EmailToOneNote, inciando sesión con nuestra cuenta Microsoft, para luego añadir todas las direcciones de correo desde las que queremos guardar notas. Estas direcciones pueden ser de cualquier proveedor (Gmail, Yahoo, correo de empresa, etc), solo se necesita verificar la cuenta como nuestra.
También se puede escoger la ubicación (sección) en que se guardarán por defecto los mails, aunque luego es posible guardar correos en otra sección indicando su nombre en el asunto (ejemplo, Asunto: @Notas de trabajo).
Función Guardar en OneNote de Outlook.con
Si usamos Outlook.com lo tenemos todavía más fácil para guardar correos en OneNote. Solo hay que presionar el botón «Guardar en OneNote» en la barra de herramientas, y luego elegir la sección en que se guardará el correo actualmente abierto, pudiendo incluso añadir comentarios adicionales.
Como ventaja extra, Outlook.com permite elegir distintos blocs de notas en los que guardar el correo, mientras que al usar [email protected] estamos obligados a usar el bloc de notas predeterminado.
Integración en Outlook desktop
Microsoft Outlook (versión de escritorio) también cuenta con integración con OneNote. Entre sus funciones especiales se cuenta el poder guardar correos, contactos y otros elementos en OneNote con solo presionar un botón («Agregar a OneNote» en la Ribbon).
También cuenta con un modo especial para tomar notas asociadas a una reunión agendada en el calendario. Para acceder a él solo hay que abrir el evento y luego presionar el botón «Notas de reunión». Al finalizar, OneNote permitirá enviar de inmediato las notas al resto de los invitados.
Recetas de IFTTT y Zapier
Gracias al API abierta de OneNote, servicios de terceros como IFTTT y Zapier ofrecen excelentes integraciones que recolectan información en OneNote de forma 100% automática, sin que tengamos que hacer nada más, luego de configurarlas. Simplemente hay que crearse una cuenta en alguno de estos servicios, conectarla con OneNote y otros servicios que usemos, y ya podemos empezar a activar recetas (IFTTT) e integraciones (Zapier).
Algunas de las más destacadas son las siguientes:
- Guardar todos los artículos favoritos de Pocket en OneNote (IFTTT)
- Crear una nota con los correos destacados de Gmail (IFTTT)
- Guardar todos nuestros tweets favoritos (IFTTT)
- Guardar las tareas y recordatorios de iOS en OneNote (IFTTT)
- Copiar los enlaces que publicamos en Facebook en OneNote (IFTTT)
- Guardar los mensajes destacados de Slack en OneNote (Zapier)
- Agregar notas a OneNote a partir de un feed RSS (Zapier)
- Llevar un registro de las tareas completadas en Todist (Zapier)
- Registrar en OneNote cada vez que se agrega un archivo a Google Drive (Zapier)
Hardware que se integra con OneNote
Para los que estén dispuestos a gastar algo más de dinero en herramientas para tomar notas, hay varias alternativas en el mercado que ofrecen perfecta integración con OneNote. A continuación presentamos algunas de las más destacadas:
- Equil ofrece lápices y pizarras electrónicos, que digitalizan automáticamente todo lo que escribimos y permiten guardarlo al instante en OneNote.
- Brother ofrece escáners e impresoras multifuncionales que guardan contenido directamente en OneNote en la nube, sin tener que pasar por un PC.
- Doxie vende un escáner portátil que se integra con OneNote y guarda directamente ahí los archivos escaneados.
- EPSON también ofrece impresoras y escáneres conectados a la red e integrados directamente con OneNote.
- FiftyThree comercializa un stylus para iOS que funciona con una aplicación propia, la cual se integra con OneNote y permite sincronizar las notas creadas con ella.
- Los lápices inteligentes de Livescribe también ofrecen sincronización con OneNote mediante su aplicación para Android y iOS.
- NeatConnect es otra alternativa para adquirir escáners conectados a la nube integrados con OneNote, aunque sus precios son un poco más elevados.
- Finalmente tenemos a Mod Notebooks que es una opción un tanto extraña. Se trata de digitalización de blocs de notas como servicio: les compras una libreta tipo-moleskine, escribes en ella, y una vez que se llena la envías de vuelta por correo y ellos la digitalizan y la suben a OneNote dentro de 5 días. Personalmente lo veo poco práctico y con problemas de privacidad.
Aplicaciones y servicios que se integran con OneNote
A pesar de que OneNote ya ofrece muchas vías para guardar contenido desde aplicaciones, algunos servicios cuentan con una integración especial (más profunda) con el bloc de notas de Microsoft:
- Lectores de noticias como NextGen Reader (Windows), News 360 (multiplataforma) y Feedly (web) permiten guardar artículos en OneNote presionando solo un botón dentro de la aplicación.
- Plataformas de educación virtual como EDUonGo y Chegg se vinculan con OneNote para facilitar el tomar apuntes junto a los contenidos de los cursos y textos.
- El cliente de correo CloudMagic (iOS, Android y Mac) permite guardar correos como notas de OneNote con solo presionar un botón.
- OneNote for AutoCAD es un complemente creado por terceros para tomar notas de OneNote sin salir de AutoCAD.
- CloudHQ es un servicio para empresas, pensado para integrar contenido alojado en distintas plataformas (Salesforce, Office 365, SharePoint, Dropbox, etc). Una de las integraciones que ofrece CloudHQ es con OneNote, lo que permite centralizar ahí todos los archivos y notas de una organización.
- Powerbot es un excelente complemento para Gmail y Outlook.com que permite guardar múltiples correos en OneNote de una vez (usando otros métodos los mensajes solo se pueden guardar de a uno) y también permite insertar notas de OneNote en los correos sin tener que salir del webmail.
Y muchas más extensiones…
OneNote en Windows ofrece soporte para add-ins, gracias a lo cual muchos desarrolladores han creado complementos que automatizan y facilitan la recolección de notas en el escritorio. A falta de una galería oficial, el sitio web OneNote Gem Add-Ins recopila muchos de esos complementos, permitiendo explorarlos y descargar los que más nos interesen.
He aquí algunos de los add-ins más útiles para recopilar información (por desgracia la mayoría son de pago):
- Auto OneNote monitorea carpetas de Windows, o archivos TXT y Excel, creando en OneNote un registro histórico con todos los cambios que se hayan hecho en ellos
- Anchor to OneNote for Adobe Reader facilita el tomar notas vinculadas a archivos PDF.
- Bridge for EndNote and OneNote es el complemento ideal para quienes trabajan en el mundo académico y desean mantener en OneNote un registro de citas.
- Row to OneNote permite enviar filas de datos de Excel, Access y Project a OneNote.
- Favorite to OneNote es una extensión para Chrome, Firefox y otros navegadores que permite guardar rápidamente enlaces de páginas favoritas.
- Bring to OneNote for Windows Explorer permite guardar archivos en OneNote desde el menú contextual (clic derecho) de Windows.
¿Cuál es tu forma preferida para agregar información en OneNote? ¿Conoces algún otro método interesante que se nos haya pasado en el artículo? Te invitamos a compartirlo en los comentarios.
Créditos última imagen | Kevin Sait
