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Cómo configurar Buzones Compartidos de Office 365 en la aplicación de Outlook para Windows 10

Los buzones compartidos de Office 365 son un tipo de correo empresarial más usado a nivel global. Se trata nada más que cuentas comunes donde todos los usuarios (el conjunto permitido por el administrador) tiene acceso a ese buzón. Un ejemplo de uso, es su implementación en las líneas de contacto entre clientes y empresa, donde podemos tener más de una persona encargada de esta tarea.

Hasta que Microsoft no lo implemente de manera nativa, como sí lo tiene en la aplicación de escritorio de Outlook 2016 (y anteriores), tenemos que dar un pequeño rodeo para al menos tener sincronizado el correo en nuestro dispositivo. Para el tutorial he usado un teléfono con Windows 10, pero los pasos son completamente idénticos a las versiones de la aplicación de tablet y escritorio.

Buzones Compartidos de Office 365 en las aplicaciones de Windows 10 y Windows 10 Mobile

El primer paso consiste en acceder a la aplicación de Correo de Outlook de nuestro dispositivo. Una vez allí pincharemos sobre los 3 puntos sitos abajo a la derecha y seguidamente seleccionamos Administrar cuentas. El siguiente paso es seleccionar «+ Agregar cuenta». Hasta aquí muy sencillo, a partir de este momento es cuando la configuración se complica. Pero no mucho como podréis ver a continuación.

Nos aparecerá una lista como la que podéis ver en la primera foto. En ella observamos los diferentes tipos y clientes de correo que la aplicación soporta de manera nativa. Nuestro Buzón compartido de Office 365 es un poco especial, así que seleccionaremos «Configuración avanzada» y después «Correo electrónico de internet». Tal como está en las imágenes.

¡Cuidado con esta parte!

Llegamos a la parte interesante, y donde hay que tener más cuidado. La hora de ingresar los datos de nuestra cuenta de correo.

  1. Dirección de correo electrónico: será el buzón compartido al que quieres acceder, en nuestro caso será «buzoncompartido@microsoftinsider.es». Quizá en el vuestro sea algo similar a «ventas@colchonestrujillo.com» o similar.
  2. Nombre de usuario: aquí debemos combinar nuestra cuenta personal, la que nos pertenece y lleva nuestro nombre. Y la del buzón compartido, de tal manera que quedará así: «izangc@microsoftinsider.es/buzoncompartido@microsoftinsider.es».
  3. Contraseña: será la misma contraseña que hemos configurado para nuestra cuenta personal de la organización/empresa.
  4. Nombre de cuenta: el nombre con el que aparecerá el buzón en la aplicación. Es independiente de la configuración.
  5. Enviar mensajes con este nombre: El nombre que le aparecerá al destinatario cuando contactes con él.
  6. Servidor correo entrante: outlook.office365.com
  7. Tipo de cuenta: IMAP4 (no funcionará con POP3).
  8. Servidor de correo saliente (SMTP): smtp.office365.com

Ahora debemos desmarcar la casilla que dice «Utilice el mismo nombre de usuario y contraseña para enviar correo electrónico». Se nos abrirá entonces otro par de cajitas de texto que debemos de rellenar así:

  1. Nombre de usuario del servidor saliente: tendrás que añadir la cuenta personal de tu organización. En mi caso será «izangc@microsoftinsider.es».
  2. Contraseña del servidor saliente: la misma contraseña añadida anteriormente.

Y finalizamos la configuración. En un primer momento puede parecer algo lioso o enrevesado pero en cuanto lo configuréis un par de veces os saldrá todo automático. Como dije anteriormente, no es más que un rodeo para acceder a las cuentas compartidas, por lo que no tendremos la suerte de tener correo push (deberemos fijar unos periodos de refresco de carpetas). Es prácticamente la única función que echo de menos en la aplicación para que sea perfecta, espero también que algún día se decidan a implementarlo.

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