Las herramientas enfocadas a la productividad que tiene Microsoft con su producto Office son incontables, más aun sus aplicaciones y escenarios posibles. Pero una vez que tienes un abanico tan amplio de servicios, la clave está en trabajar en la sincronización e integración de la gran mayoría de ellos. Esto Microsoft lo sabe y las últimas noticias nos cuentan sobre la integración de los Grupos de Office 365 y Yammer.
¿Qué son y cómo se integrarán Outlook Groups y Yammer?
Yammer es un tipo de red social con un objetivo claro: aumentar la colaboración entre empleados. Algo así buscan con Office 365 Groups, donde a modo de hilos se pueden ir tratando temas como si de un foro se tratase. La ventaja de este segundo respecto a Yammer es un fina integración con el correo, ya que no necesitas usar la aplicación para poder participar.
A partir de ahora, y cuando finalice el trabajo por parte de Microsoft, podrás crear un Grupo de Office 365 y usar tanto tu cuenta de Outlook como Yammer para comunicarte y compartir información. La experiencia con los grupos a través de Yammer ahora incluye acceso a SharePoint, un notebook de OneNote, un espacio en Planner y otro espacio de trabajo en PowerBi. Además de un calendario de Outlook común.
La experiencia con los grupos a través de Yammer ahora incluye acceso a SharePoint, un notebook de OneNote, un espacio en Planner y otro espacio de trabajo en PowerBi
La integración de Yammer con los Grupos de Office 365 no será cosa de un día para otro. Los grupos de Yammer que se creen a partir de ahora, tendrán ya disponibles las funciones como SharePoint, Planner y OneNote. Las fases siguientes estarán enfocadas en migrar automáticamente los grupos ya existentes en Yammer, haciéndolos que se integren con Office 365 Groups y ofreciendo la integración con el calendario de Outlook y las herramientas de SharePoint y Planner.
¿Qué necesito para tener esta integración lo antes posible?
Si estás interesado en obtener esta sincronización cuanto antes, debes cumplir lo siguientes requisitos:
- La integración de Yammer con Office 365 Groups estarán inicialmente solo disponibles para las configuraciones 1:1. Esto quiere decir que debes tener cada red de Yammer asociada a una sola cuenta de Office 365.
- Debes «reforzar la identidad» de Office 365 para los usuarios de Yammer. Más info aquí.
- Una vez completadas las anteriores, puedes crear nuevos grupos que incluirán las capacidades adicionales ya descritas en este artículo. Los administradores y los usuarios sabrán que tienen Yammer conectado con los Grupos de Office 365 cuando vean la sección Office 365 Resources en la parte derecha del grupo de Yammer. Tal como la siguiente imagen.
¡Ojo! Se han cambiado los tipos de Grupos
| Tipo de Grupo | Antes del 24 de enero de 2017 | Después del 24 de enero de 2017 |
| Grupo Público | La opción de ingreso en el grupo con el permiso de un miembro o administrador estaba vigente | La opción de ingreso en el grupo con el permiso de un miembro o administrador ya no funciona. Los Grupos Públicos ya no requieren de ello. |
| Grupo Privado | Necesitas permiso, ya sea de un administrador de Yammer o de cualquier miembro | Solo los administradores del grupo de Yammer pueden aceptar o rechazar ingresos |
| Grupo Privado (oculto) | Necesitas aprobación para entrar de un administrador o de cualquier miembro. | Solo el administrador del grupo puede aceptar o rechazar tu ingreso. |
La experiencia de la integración
Cuando se lanzaron inicialmente los Grupos de Office 365, las conversaciones solo se podían llevarse a cabo en Outlook. Con esta nueva integración, los usuarios podrán elegir dónde tener la conversación grupal, en Outlook o en Yammer. Podrás seguir mandando un email a un grupo en Yammer y aparecerá como hasta ahora en los mensajes de grupo. Adicionalmente, el nombre del grupo de Yammer conectado con Office 365 estará en el lista de direcciones global de tu compañía.
Si eres administrador IT, podrás elegir si quieres seguir usando grupos en Yammer y grupos en Outlook si piensas que se adaptan mejor a tus necesidades. Las notificaciones via email tampoco serán un problema ya que respetarán la configuración que tengamos en Yammer. Puedes seguir todas las novedades que están por llegar en la web del Roadmap de Office.
