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¿Te agobian tus tareas pendientes? Sácale todo el partido a Microsoft To-Do

Ya hemos hablado en multitud de ocasiones en este sitio sobre la aplicación To-Do de los de Redmond, de nuevas funcionalidades, actualizaciones, etc. Sin embargo, hoy nos vamos a centrar en cómo sacarle todo el partido a la herramienta para que te ayude en tu día a día, en tu trabajo o como usuario.

Pero antes, una pequeña introducción a To-Do, por si es la primera vez que escuchas su nombre: To-Do es una aplicación de lista de tareas (o como le gusta decir a un amigo y compañero de trabajo, una aplicación de lista de la compra). En esta simple aplicación podremos ir añadiendo tareas que debemos completar en diferentes listas, establecer recordatorios a estas tareas, fijar fechas de vencimiento y mucho más. Esta aplicación sería como la evolución natural de los típicos post-it adaptado a la tecnología (una maravilla vaya).

Antes de empezar con To-Do

Como usuario: podrás descargarte la aplicación de escritorio y la aplicación para móviles desde la Play Store o App Store. Solo será necesario que inicies sesión con tu cuenta de Microsoft y listo.

Como profesional de una empresa: si tu empresa ha adquirido para ti una licencia de Office 365 podrás hacer uso de esta aplicación de un modo más corporativo. Podrás acceder a la aplicación a través de los métodos mencionados para usuarios (e iniciando sesión con tu cuenta de la empresa) o también acceder desde el portal de Office 365.

Realmente aconsejo utilizar la herramienta para móviles, ya que es extremadamente útil para que no se te olvide nunca nada. Podrás apuntar rápidamente algo que tengas que hacer y olvidarte de ello en ese momento.

Listas de tareas predeterminadas

Listas de tareas predeterminadas en Microsoft To-Do
Listas de tareas predeterminadas

Estas son las listas de tareas establecidas por defecto en la aplicación. A Mi día, Importante y Planeado Microsoft las denomina Listas inteligentes. Y no es que realicen tareas por sí solas, sino que podremos seleccionar ciertas opciones en algunas tareas de cualquier lista para que aparezcan en ellas:

Opciones dentro de una tarea en Microsoft To-Do
Opciones dentro de una tarea en To-Do
  • «Agregar a Mi día» establecerá la tarea como algo que tengo que realizar en el día de hoy.
  • Marcar la estrella en el ítem de la lista establecerá la tarea como importante. Marcaremos las tareas críticas con este método.
  • «Agregar una fecha de vencimiento» introducirá la tarea en la lista Planeado, para tener un control de lo que tenemos con retraso, a realizar hoy, mañana, esta semana y en adelante.

Aunque no sea una Lista Inteligente de por sí, también tenemos la lista Asignadas a mi usuario. ¿Y qué es esto? Son las tareas que me han asignado a mi usuario en la aplicación Planner. Sí, To-Do y Planner, al igual que muchas otras en el entorno de Microsoft, están sincronizadas y podrás visualizar tanto la tarea como el plan en el que está ubicada.

Listas personalizadas y compartir listas

Por supuesto, también podremos crear nuestras propias listas de tareas, aunque en la que introduciremos por defecto todas las tareas que debemos realizar sea la lista Tareas. Solamente deberás hacer click en Nueva lista para crear una personalizada. Las opciones que tendremos en los ítems serán exactamente los mismos, pudiendo incluso agregar las tareas a las Listas inteligentes.

Una de las grandes ventajas (casi desconocidas) de To-Do es que podremos compartir las listas con otras personas. Esto es especialmente útil en las empresas, donde un pequeño grupo de personas que tienen que llevar a cabo una serie de tareas (sin necesariamente asignársela a alguien concreto) pueden tener un lugar donde tener un control sobre las mismas.

Compartir una lista de tareas de Microsoft To-Do
Compartir una lista de tareas de To-Do

Un ejemplo que podemos poner sobre esto podría ser departamento de recursos humanos en el que hay varias personas encargadas de un mismo proceso, en este caso, entrevistar a los candidatos. Cualquier persona con acceso a esta lista podrá entrevistar a cualquier candidato, los cuales se irán añadiendo como ítems a completar de la lista, y una vez terminado simplemente se completará la tarea.

Configurando To-Do

Simplemente comentar algunas opciones de configuración que posee esta aplicación de To-Do:

  • Importar tareas desde Wunderlist. Microsoft hace años compró esta aplicación, de la que deriva posteriormente To-Do, y podremos importar todo lo que teníamos, si es que usas esta aplicación.
  • Establecer sonidos al completar una tarea y pedir confirmación para completarla.
  • Establecer un tema, algo relativamente novedoso que Microsoft está incluyendo en prácticamente todas sus aplicaciones (muy interesante el tema oscuro).
  • Utilizar las Listas inteligentes: podremos desactivarlas si realmente no las utilizamos. Personalmente creo que son muy útiles, sobre todo la lista Planeado, para poder organizarte el día y la semana.
  • Sincronización con Planner y las tareas del correo electrónico: como hemos comentado, Planner está sincronizado con To-Do, así que cuando te asignen una tarea a realizar podrás estar al tanto; y por otro lado, si utilizas las tareas del correo electrónico también te aparecerán en To-Do automáticamente.

Pues… ¡esto es todo! Ahora ya puedes sacarle todo el partido a la herramienta. Recuerda utilizar esta aplicación en cuanto recuerdes una tarea que debes realizar y apuntarla para que no se te olvide, así liberarás tu mente para centrarte en lo importante.

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