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Estrategias para un despliegue de Teams exitoso – Parte 1

Todos conocemos Microsoft Teams (o al menos nos suena) y seguramente hemos tenido la oportunidad de haber trabajado con él en nuestra empresa o con empresas externas. Tampoco es nuevo el éxito que ha tenido la herramienta en el entorno empresarial. Sin embargo, es diferente que la herramienta se haya desplegado y que se haya desplegado correctamente.

Y es que el despliegue de Teams es un proyecto en sí mismo, el cual debe tener marcados unos objetivos claros siguiendo una línea temporal, unas decisiones de gobernanza escogidas adecuadamente a las necesidades de nuestra empresa y situación actual, una formación tanto a usuarios finales como administradores, auditorías internas para comprobar el uso de la herramienta y la creación de equipos y canales, y un largo etc.

Por qué adoptar Teams como herrramienta de trabajo

Antes de nada, y aunque abordaremos en más profundidad este tema en otro artículo, una de las principales razones para hacer uso de Teams es económica. Según los datos publicados en un informe de Forrester para un estudio realizado durante 3 años, se han dado diferentes cifras de ahorro producido:

  • Ahorro de 4 horas semanales por empleado debido a la colaboración con la herramienta ($14.3M), siendo esta la más significativa.
  • La reducción de reuniones y tiempo de las mismas ($6.9M) principalmente por ahorro de desplazamientos inncesarios.
  • El cambio constante de aplicaciones por parte de los empleados ($4.8M)
  • Aumento de la satisfacción de los empleados ($1.4M) al sustituir antiguas herramientas de trabajo por esta.
  • Disminución de aplicaciones y dispositivos necesarios para la comunicación ($648K) debido a las posibilidades de integración de Teams en diferentes dispositivos.

Es importante tener en cuenta estos datos porque lo primero que va a pensar un directivo sobre un cambio tan importante en la empresa es qué repercusión económica tendrá y qué beneficios y desventajas para el negocio. Evaluado esto y siendo positivo, podremos dar comienzo al despliegue.

Expuestos estos datos (si os interesa podéis revisara fondo el informe de Forrester), empecemos con las diferentes estrategias para tener una adopción de Teams exitosa.

Estudio del impacto del proyecto

Previamente al despliegue del proyecto, deberá realizarse un análisis profundo de cuál será el impacto de este cambio tecnológico. La adopción de la herramienta Microsoft Teams no solo implica un cambio únicamente tecnológico, sino también cambios en la comunicación diaria, la forma de reunirse, de organización de la información y la interacción con ciertas aplicaciones (sin entrar en temas económicos).

Deberán estudiarse aspectos tan relevantes como:

  • Qué aplicaciones o servicios se van a dejar de utilizar y cuándo
  • Dónde se va a almacenar la información empresarial
  • ¿Necesitamos un cambio de hardware para los empleados?
  • Quién o quienes van a liderar el cambio tecnológico
  • ¿En qué punto queremos estar al año de haber realizado el despliegue?

Definir la estrategia de de despliegue

Aunque cada empresa desarrolla su propio plan de despliegue, es común que este tipo de proyectos esté dividido en tres grandes fases:

Primera fase: Planificación

En ella se definirá el plan de despliegue y el alineamiento entre los diferentes departamentos que vayan a adoptar los cambios, así como:

  • aspectos generales de despliegues con un roadmap bien definido que esclarezca los principales puntos del proyecto
  • primeros pasos en la gobernanza de los equipos
  • cómo se va a medir el éxito en la adopción
  • creación de un primer grupo de personas piloto
  • generación de una primera documentación del proyecto de adopción

Segunda fase: Despliegue

Este despliegue puede realizarse, dependiendo del tamaño de las empresas, en diferentes sub-fases en la que cada departamento o línea de negocio recibirá la actualización a Teams si la empresa tiene un tamaño mediano-grande, o puede realizarse de una sola vez empresas pequeñas. En esta segunda fase tendremos que realizar:

  • reporte sobre el caso piloto
  • identificación de los Champions (Campeones) que van a liderar el cambio tecnológico y encomendarles que sean una parte activa del proyecto
  • formación específica a los Champions y al resto del equipo
  • comenzar el marketing interno para fomentar el uso de Teams por parte de TODOS los usuarios

Tercera y última fase: Adopción

Ya está finalizado el despliegue de Teams en la empresa, pero aún nos encontramos en terreno pantanoso: un mal plan post-despliegue puede hacer que el camino seguido hasta el momento se tuerza. Por ello, una vez realizado el despliegue será necesario evaluar:

  • cómo ha resultado el mismo y impacto a corto plazo que ha tenido el uso de la herramienta
  • el uso por parte de los usuarios (grado de adopción)
  • nueva revisión de políticas de gobernanza
  • definir cuál será el futuro de la herramienta en nuestra organización a medio y largo plazo, creando un programa de entrenamiento continuo

Identificación de escenarios

Cada empresa es diferente y por ello sus escenarios de negocio también lo serán. Es bastante común que las empresas adopten Microsoft Teams de forma incorrecta debido a que no conocen realmente cuál es el propósito de la herramienta, o simplemente desconocen todas las posibilidades que ofrece la aplicación.

Una identificación de escenarios incorrecta llevará consigo un fracaso parcial o total del proyecto, impidiendo una adopción adecuada por parte de los usuarios. La mayoría de las veces puede corregirse este problema si previamente los encargados del proyecto y del despliegue del mismo acuden a profesionales que aconsejan sobre las mejores opciones para su negocio, pero también hablando con los usuarios, entendiendo cuál es la situación actual y cómo se puede mejorar y ajustar a sus necesidades.

Como este es un tema bastante extenso del que podríamos hablar durante días, habrá una segunda o incluso una tercera parte de este artículo. Hablaremos con más profundidad sobre algunos de los puntos clave en estrategias de despliegue, sobre decisiones de gobernanza, modelos de gobierno de equipos, etc. ¡Estad atentos!

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