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Comparte cualquier archivo en la nube con un link

Ya sea desde OneDrive, OneDrive Empresarial o desde SharePoint, compartir archivos con Office 365 ha cambiado el paradigma de cómo se estaba compartiendo la información hasta este momento. El email y las unidades de red están siendo sustituidos por otras herramientas específicas para poder trabajar de manera más eficiente.

En muchas empresas aún se siguen utilizando estas unidades de red para compartir archivos de forma interna y tener allí un repositorio organizado. Actualmente, esto no es la forma óptima de trabajar, tiene diversas limitaciones a nivel técnico y económico, que por otro lado están siendo sustituida por mejores soluciones basadas en el cloud.

OneDrive, SharePoint y Teams

Por supuesto, como hemos comentado hace un momento, para poder aprovechar esta funcionalidad es necesario que el archivo o carpeta que vayas a compartir esté subido a la nube: OneDrive, SharePoint o Teams. Una vez almacenados ahí, vamos a realizar un pequeño recordatorio:

  • OneDrive (personal o empresarial): solo tú tienes acceso, por lo que podrás compartir con un vínculo cualquier ítem y darle acceso a otra/s personas.
  • SharePoint: una vez subido un archivo a un sitio de SharePoint, ya estás compartiendo con el resto de tu equipo (los que tengan permisos para acceder a ese sitio de SP), por lo que todo el mundo, en principio, podrá entrar en ellos, consultarlos, modificarlos…
  • Teams: como esta herramienta está basada en SharePoint (realmente la parte de archivos de Teams está conectada con SharePoint), es aplicable igualmente lo del punto anterior: todos los que estén en tu equipo (o canal privado) podrán ver los archivos ahí subidos.

Cómo compartir archivos mediante un link

Bueno, pues una vez subido todo a la nube, si quiero compartir con cualquier persona algún archivo deberé dirigirme a el almacenamiento correspondiente y hacer click en:

Compartir un archivo con un link en OneDrive Empresarial

Una vez hecho eso, se nos abrirá la ventana de Enviar vínculo, donde podremos realizar primero la selección de los permisos con los que vamos a compartir el enlace y a quién se lo vamos a enviar.

Permisos

Esta parte trata lo más importante a la hora de compartir, pues dependiendo del tipo de permiso seleccionado podremos aumentar o disminuir la seguridad, depende de la finalidad que queramos darle al archivo.

Ventana enviar vínculo en OneDrive y SharePoint

Antes de nada, explicaremos qué son los diferentes permisos y cómo se recomienda utilizarlos:

  • Cualquier persona que tenga el vínculo: es el permiso menos seguro de todos. Permite ver a CUALQUIER persona que posea el vínculo la información del archivo, que por otro lado, puede ser que deseemos justamente eso (por ejemplo: publicar un archivo en redes sociales). Como es el más inseguro, tenemos una opción única que podemos darle a este permiso: Establecer fecha de expiración, a partir de la cual, el vínculo deja de funcionar para toda persona que lo posea.
  • Usuarios de (Empresa) que tengan el vínculo: es el permiso más indicado para compartir información a nivel interno en la empresa. Archivos internos, como pueden ser noticias internas o cualquier cosa que no sea estrictamente confidencial puede ser sujeto a ser compartido de este modo.
  • Personas que tienen acceso: esto realmente no es una definición de permisos para nadie. Esta opción lo que hace es general el vínculo con los mismos permisos que ya habíamos establecido anteriormente (por ejemplo, un compañero nos pide que le enviemos el vínculo de nuevo porque no encuentra el que le enviamos hace un mes. Simplemente volvemos a generarlo, porque ya tenía acceso al archivo).
  • Personas determinadas: se trata del nivel más seguro a la hora de compartir cualquier ítem y es el que te recomendamos que utilices como norma general. Una vez seleccionado este permiso, seleccionaremos a qué personas concretamente queremos compartir dicho archivo. SOLO ellas podrán acceder a la información (tanto externos como internos de la empresa).

Otras configuraciones

También podemos ver debajo de cada opción seleccionada diferentes opciones que son necesario reseñar:

  • Permitir la edición: permite editar el archivo seleccionado o, en caso de ser una carpeta, editar una carpeta: subir archivos, eliminar archivos, editar los mismos, etc. Esta opción está disponible para cualquier permiso.
  • Establecer fecha de expiración: permite seleccionar una fecha a partir de la cual el link deja de estar activo. Solo está disponible en «Cualquier persona que tenga el vínculo».
  • Establecer contraseña: permite generar un
  • Bloquear descarga: esta opción impide la descarga del archivo compartido (ojo, no impide la impresión). Solo está disponible para archivos Word, Excel y PowerPoint.

Dejar de compartir archivos

Dar o quitar acceso a un archivo nunca había sido tan sencillo. Únicamente deberemos seleccionar el archivo en el sitio de almacenamiento correspondiente (OneDrive o SharePoint) y simplemente haremos click sobre «Compartido» en la columna Compartir de nuestro archivo. Una vez ahí se abrirá un nuevo diálogo para poder dejar de compartir el acceso a mi archivo o carpeta para todo el mundo.

Y así, es como poco a poco, la filosofía que encontramos a la hora de compartir archivos va cambiando con el tiempo. Hasta hace pocos años, la mayoría de empresas compartían archivos de forma «errónea», y lo decimos entre comillas porque, aunque podemos enviar archivos a cualquier persona adjuntándolos a un email, esto no sería una buena manera de proceder. Ahora tenemos el control absoluto de quién puede acceder y quién no a la información.

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