Los canales privados de Microsoft Teams, al fin…

Probablemente, la mayoría de vosotros ya ha utilizado Microsoft Teams previamente y conoce cuáles son las ventajas e inconvenientes de esta herramienta. Pues bien, una de las peticiones más solicitadas en el UserVoice de Microsoft Teams ha sido precisamente esta: la posibilidad de creación de canales privados.

Precisamente el mes de noviembre de 2019 se desplegó esta opción a todos los tenants y es una funcionalidad que cambia bastante el modelo organizativo de los equipos, por no decir que cambia por completo.

Las limitaciones que existían

Hasta ahora, la única forma de limitar al acceso a la información cuando estamos dentro de un equipo de Teams, es simplemente no estando dentro de un equipo. Como sabes, todos los participantes de un equipo (propietarios, miembros e invitados) podían acceder a absolutamente todas las conversaciones y a todos los archivos almacenados en el equipo. Hasta ahora.

Visualizar un canal privado de Microsoft Teams

Como todos los usuarios, incluidos los invitados (externos a la empresa) podían visualizar todo el contenido, la política que se solía seguir era: crear un nuevo equipo por cada empresa externa con la que se colabora. Es decir, si estábamos trabajando en un proyecto (como el que aparece en la imagen: PR-00001 @ Reciclaje), lo habitual era tener un equipo con los empleados internos y otro equipo con los externos, con la finalidad de limitar el acceso a cierta información confidencial. Esto también era una práctica habitual con personas dentro de un mismo departamento, en la que existe información a la que no debe acceder el resto.

A día de hoy, podemos crear únicamente un equipo (facilitando así su gestión) en el que podemos limitar estos accesos.

Cómo y cuándo crear canales privados en Teams

Creando un canal privado

Bueno, realmente la creación de canales privados es muy sencilla. Tendrás que dirigirte, como normalmente se realiza, al equipo concreto y agregar un nuevo canal (en «Más opciones» (los tres puntos) que aparecen junto al nombre del equipo -> Agregar canal). Una vez aquí ya nos dará la opción de crear un nuevo canal privado.

Crear un canal privado de Microsoft Teams

En principio, cualquier persona dentro de un equipo (excepto los invitados) puede crear un nuevo canal privado. Esta opción se puede limitar si eres Propietario de un equipo, impidiendo a los Miembros su creación. Podrás limitar esto en Administrar Equipo -> Configuración.

Una vez creado el canal privado, la persona que lo ha creado se convierte automáticamente en el Propietario de ese canal privado, pudiendo conceder acceso a cualquier usuario dentro de ese equipo. Además, se podrán establecer otros propietarios del canal privado para que así otra persona también pueda añadir a otros usuarios a dicho canal privado.

Para gestionar la pertenencia a los canales privados, al igual que en los equipos, debemos hacer click en «Más opciones» y «Administrar canal».

Administrar un canal privado de Microsoft Teams

¿Es necesario que todos los canales sean privados?

Realmente no, aunque podría ser parte de una política de gobernanza de las empresas para algunos equipos. Podemos referirnos a los canales privados casi como «sub-equipos», una forma de organización dentro del propio equipo, donde podemos limitar de forma sencilla el acceso a la información y archivos privados de un área o departamento. Esto está muy bien, pero… ¿cuándo se deben crear nuevos canales privados? En la siguiente imagen se detallan algunos ejemplos:

Acceso a los archivos de un canal privado

Como hemos comentado antes, los canales privados nos permiten ocultar información a ojos de quien no debería tener permiso para verla. Pero… ¿cómo se ha conseguido esto?

Bueno, pues si abres la biblioteca de SharePoint del Equipo de Teams podrás apreciar que los canales privados no aparecen como carpetas como cualquier otro canal, directamente no existen dentro de la biblioteca de Teams:

Biblioteca de documentos del equipo de Teams
Biblioteca de documentos (de SharePoint) del equipo de Teams «Contabilidad»

Esto es debido a que canal privado tiene su propia colección de sitio de SharePoint, la cual es totalmente independiente del resto de canales de Teams y, por supuesto, no es accesible para usuarios que no tengan permiso. Se ha creado, dentro de la colección de sitios, una nueva biblioteca de documentos:

Este «pequeño cambio» en Teams ha supuesto una disrupción total en el sistema organizativo y gobernanza de la herramienta, así que, si deseas profundizar más, te invitamos a que leas más artículos de esta web sobre la temática y buscar la documentación oficial de Microsoft, donde están los detalles más concretos (número de usuarios por canal privado, número de canales totales permitidos en un equipo, cumplimiento en los canales privados, y un largo etc). Esperamos que puedas así sacarle todo partido a esta nueva funcionalidad.

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