Sincroniza tu OneDrive y trabaja como un PRO

OneDrive, esa popular herramienta en la que puedes almacenar y gestionar todos tus archivos personales y de la empresa posee unas funcionalidades de las que sus competidores carecen.

Recuerda, puedes acceder a OneDrive de manera gratuita o de pago, con una licencia personal o empresarial, pero siempre tendrás disponible la funcionalidad de sincronizar tu OneDrive con tu explorador de archivos, la característica más relevante de Microsoft OneDrive.

¿Qué es la sincronización y cómo se realiza con OneDrive?

La sincronización es simplemente una forma más eficiente y rápida de poder trabajar con los archivos que tienes alojados en la nube. En vez de tener que acceder a ellos mediante un navegador, podrás tenerlos a disposición con el explorador de archivos, como si fuesen una carpeta más. Eso sí, una carpeta conectada a Internet.

Y bien, ¿cómo sincronizo mis archivos para poder acceder a ellos desde una carpeta? OneDrive viene instalado por defecto en Windows 10, así que si quieres sincronizar tu cuenta personal de OneDrive solo tienes que buscar la aplicación de escritorio e iniciar sesión.

Por otro lado, si tienes una cuenta empresarial, deberás realizarlo manualmente: accede al Portal de Office 365, y a OneDrive. Una vez aquí verás esto:

Sincronizar OneDrive con el explorador de archivos

Cuando hayamos hecho click en Sincronizar, aparecerá un popup diciendo que si quieres abrir la aplicación OneDrive (tendrás que aceptar). Y… ¡listo! ya está sincronizado. Podrás verlo abriendo cualquier carpeta:

Explorador de archivos y OneDrive

¿Qué ventajas supone la sincronización?

Pues bien, otras herramientas de la competencia de Microsoft en cuanto a almacenamiento personal se refiere, como pueden ser Dropbox o Mega, poseen también la funcionalidad de sincronización con el explorador de archivos de Windows. Sin embargo, esta sincronización está optimizada para OneDrive, teniendo además (entre otras) ventajas:

  • Trabajo con archivos sin conexión a Internet. Podrás tener descargados en tu PC los archivos que están en la nube, acceder a ellos sin conexión y sincronizarlos automáticamente cuando conectes el ordenador de nuevo a la red.
  • Sincronización optimizada. La carga de archivos cuando los editamos en OneDrive sincronizarán automáticamente y únicamente la parte correspondiente a lo que hemos actualizado, no subirá el archivo completo de nuevo. Esto da lugar a una optimización del ancho de banda.
  • Interacción mucho más fluida, pues tu OneDrive se comporta como una carpeta más.
  • Ahorra espacio en disco. Como no vas a tener todos los archivos descargados/almacenados en tu disco C: no tendrás tantas preocupaciones por quedarte sin espacio de almacenamiento.

Los estados en OneDrive

Una vez sincronizado OneDrive con el explorador de archivos, existen tres estados principales: la nube, el tick, y el tick con el fondo verde, o formalmente denominados: disponible en la nube, disponible de forma local, archivo siempre disponible.

Estados de OneDrive en la sincronización

Archivos disponibles solo en la nube

Este icono de la nube nos indica que estos archivos o carpetas (que están sincronizados) solo están disponibles cuando disponemos de conexión a Internet, o lo que es lo mismo, sin conexión, no puedes acceder a ellos.

Sin embargo, aunque esto pueda parecer una desventaja a priori, es necesario que conozcas que dichos archivos NO van a ocupar espacio en tu disco duro, realmente no están descargados.

Y es este estado el que nos va a permitir tener un OneDrive con (por ejemplo) 800GB ocupados pero un portátil con 512GB de almacenamiento, pues no tendremos todo el contenido ocupando espacio, solo lo que necesitamos.

Podrás cambiar a este estado de “disponible con conexión” simplemente seleccionando todos los archivos y carpetas que quieras, haciendo click derecho encima de alguno de ellos y después sobre “Liberar espacio”.

liberar espacio onedrive cuando sincronizamos con W10

Archivos disponibles de forma local

Corresponde al estado con un tick verde con el fondo blanco. En este caso, sí tendremos los archivos descargados en nuestro disco duro, ocupando espacio y, por supuesto, disponibles sin conexión a internet.

Podemos pasar a este estado simplemente abriendo cualquier archivo que tengamos con el icono de la nube. Se descargará de forma automática.

Gracias a este estado, cuando se vaya llenando el espacio de almacenamiento de nuestro disco duro, los archivos que menos se hayan utilizado pasarán directamente al estado “disponible con conexión”, o sea, al icono de la nube. Conseguiremos así automatizar el ahorro de espacio en disco.

Archivos siempre disponibles

Gracias a esta marca que le estamos poniendo a un archivo o carpeta, va a mantenerse siempre disponible en nuestro PC, o sea, descargado y ocupando espacio de almacenamiento.

Es el estado ideal para cuando necesitas que ciertos archivos estén siempre disponibles para su edición, ya sea durante un viaje o en un lugar sin wifi o sin cobertura.

Tanto en este estado como en el anterior, si editas los archivos cuando no tienes conexión a Internet, los cambios se almacenarán de manera local en tu ordenador, por lo que si consultas ese mismo documento desde otro dispositivo no lo verás actualizado.

Para cambiar a este estado cualquier archivo o carpeta, haremos click en “Mantenerlo siempre en este dispositivo”:

OneDrive Mantenerlo siempre en este dispositivo

Nota relevante

¡Ojo! Esta funcionalidad de los estados solo disponible en Windows 10 (y con el cliente de escritorio de OneDrive actualizado). En el resto de sistemas operativos o versiones de SO (Window 7, Windows 8, Mac OS, Linux…) solo está disponible el estado “Mantenerlo siempre en este dispositivo”. Esto provoca que los archivos que puedas sincronizar dependan del espacio disponible en tu disco duro.

Si quieres saber más sobre los estados de OneDrive puedes hacer click aquí para ir a la documentación de Microsoft.

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