La colaboración no es una novedad en la idea de Microsoft de reinventar la productividad. En numerosas aplicaciones de Office para entornos móviles se encuentra disponible prácticamente desde su lanzamiento e, incluso, nos podemos ir más atrás en el tiempo para encontrarlo en las aplicaciones de Office Online, siendo éste último un servicio para el que ni siquiera es necesario haber pagado una suscripción a Office 365.
En un entorno en el que Microsoft quiere potenciar la idea de productividad, la multiplataforma es indispensable. El problema o solución aquí llega de la mano de Office 365, ya que aunque tendremos que pagar una suscripción mensual o anual, disfrutaremos de numerosos servicios que, entre otras cosas, nos ayudarán a tener nuestra vida sincronizada entre todos nuestros dispositivos y obtener las aplicaciones de la suite ofimática en todos ellos.
Las estadísticas demuestran que se trabaja mejor en equipo
Está demostrado que trabajar en equipo aumenta la productividad, ya que cada miembro no necesita abarcar una mayor parte del proyecto y puede especializarse en un área concreta. Además, seamos sinceros, nunca está de más divertirse un poco con los compañeros mientras se trabaja. En un entorno donde las individualidades quedan aparte, trabajar es mucho más gratificante y motivador, además de tener el feedback de tus propios compañeros.
Microsoft es una empresa donde el trabajo en equipo es esencial y muestra grandes resultados. En general, en todas las empresas tecnológicas se trabaja de esa manera y, tras ver la efectividad de dicho método, compañías de otros sectores se fueron adhiriendo y, como resultado, los entornos colaborativos han pasado a ser parte indispensable de la forma de labranza de cualquier tipo de proyecto, sea empresarial o educativo.
Office 2016 llega para culminar el trabajo de los de Redmond en este apartado. La nueva función implementada conocida como «co-autoría» nos permite ver en las aplicaciones de escritorio de Office la edición en tiempo real que estén realizando nuestros compañeros en ese momento, previamente hemos debido compartir el archivo con permisos para editar. Ahora, eso será más fácil que nunca gracias al botón Compartir que encontramos en la parte superior derecha de la ventana.
Por si queremos dar acceso a varios archivos que tengamos en OneDrive, con otra de las novedades de Office 2016 no será necesario que utilicemos el navegador ni vayamos abriendo los archivos uno por uno para usar el botón Compartir. Simplemente, tendremos que abrir Outlook 2016 y adjuntar todos los archivos que queramos compartir de la misma forma que lo hubiésemos hecho con cualquier otro archivo. Esto generará un enlace que dará acceso al destinatario a esos archivos.
Por ejemplo, en Word se irá marcando con una especie de banderas el lugar por el que los demás usuarios están editando el documento y, en tiempo real, iremos viendo los cambios realizados. Esto, también, se puede cambiar para que los cambios solo sean visibles al guardar el documento. Además, esta función se puede poner en práctica con usuarios que no tengan Office 2016 instalado gracias a Office Online. La función de edición en tiempo real se encuentra disponible en Word, PowerPoint y OneNote por el momento, aunque irá llegando al resto de aplicaciones.
La integración con Skype permite aprovechar la función de edición online, haciendo posible que trabajemos con nuestros compañeros cara a cara salvando las distancias. Con la integración de las aplicaciones de Office con Skype podremos podremos permanecer conectados con nuestros compañeros sin apartar la vista del archivo en el que estamos trabajando. Sin duda, el nivel de productividad que ofrece la experiencia de Office 2016 lo hacen un elemento indispensable en empresas.
Sin duda, el nivel de productividad que ofrece la experiencia de Office 2016 lo hace un elemento indispensable en empresas.
Además, con la nueva herramienta Outlook Groups podremos convertir el correo electrónico en una herramienta de mensajería instantánea y social. Creando grupos gracias a Office 365 podremos responder como si de una app de mensajería se tratase a los emails de nuestros compañeros, dar Me gusta a sus propuestas y compartir un espacio conjunto en OneDrive y un bloc de notas común en OneNote. Con la multiplataforma por bandera, Outlook Groups se encuentra disponible como app en las distintas plataformas móviles e integrada en Outlook 2016 en dispositivos de escritorio.
No es una apuesta de futuro, es una realidad
No hace falta irse demasiado lejos para ver las utilidades de las nuevas características de Office. Por ejemplo, en Microsoft Insider utilizamos Office 365 para comunicarnos y organizarnos en las distintas funciones que puede necesitar una web como la nuestra. Aunque utilizamos WordPress como soporte para la web y cada uno trabajamos desde distintas localizaciones, las nuevas características de Office 2016 hacen nuestra labor más sencilla que nunca.
Aparte de almacenar nuestros archivos de forma conjunta en OneDrive para Empresas, ahora podremos crear grandes artículos, como éste, trabajando cada uno de nosotros en una parte de la entrada en tiempo real. Mientras tanto, usando Skype, nos ayudamos y nos damos ideas sobre aspectos a mejorar. Como no siempre estamos online, anotamos comentarios para que sean vistos por el encargado de la noticia para que los tenga en cuenta cuando entre a editar el documento.
Office quiere transformar la forma de trabajar de profesores y alumnos
No solamente todo el potencial de Office puede desatarse en un entorno empresarial y profesional. Uno de los ejemplos de cómo puede transformarse el sector educativo gracias a Office nos lo mostró Microsoft en el evento de lanzamiento de la nueva edición de la suite ofimática, donde para este apartado destaca el uso de OneNote.
Centros educativos como el colegio bilingüe Julio Verne utilizan las nuevas tecnologías para que sus alumnos se encuentren más preparados para los competencias requeridas por el mundo actual. Con el uso de tablets Windows y OneNote, logran hacer que tanto profesores como alumnos reduzcan el tiempo y la carga necesaria para realizar su trabajo.
¿Os acordáis de los tiempos en los que el profesor se llevaba los cuadernos de todos los alumnos a casa para corregir las actividades? Con OneNote y la co-autoría eso se ha terminado. Los alumnos realizan sus tareas en el servicio de Microsoft y el profesor lo único que necesita es una tablet con la aplicación para corregir las actividades.
Además, los alumnos podrán realizar las actividades utilizando el dispositivo que más les guste, ya sea un iPad o una Surface, podrán editar su bloc de notas gracias a la disponibilidad multiplataforma de OneNote. Y si no tuviesen la aplicación, no habría ninguna escusa, ya que se puede acceder desde cualquier navegador web gracias a OneNote Online.
https://www.youtube.com/watch?v=s5UDBLNBkk0
Como experiencia personal, en el apartado educativo es donde más utilizo Office. La Universidad de Alcalá nos da una suscripción Pro Plus a cada uno de los alumnos con la cuenta de la organización y, gracias a ello, tengo las aplicaciones de Office y puedo compartir las distintas prácticas con el compañero que tenga en cada laboratorio.
Gracias a Yammer ni siquiera es necesario que escribamos el email del compañero, ya que con poner su nombre y apellidos al estar dentro de la organización de la universidad, me aparecerá automáticamente su cuenta en cuanto empiece a escribir en el cuadro Compartir y, por último, con OneDrive nuestra labor como estudiantes se ve facilitada al máximo.
Vemos como Office 2016 pretende reinventar la productividad en empresas dotándola de una nueva dimensión, alcanzando algo que podríamos denominar como «productividad social». Este concepto junto a las nuevas características que incluye la nueva versión pueden hacer que, especialmente en el segmento empresarial, no se lo piensen dos veces para pasar a Office 365 y actualizar sus versiones de la suite ofimática más famosa de los últimos años.
