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Compartir archivos: por qué hasta ahora lo estabas haciendo mal.

Compartir documentos es algo que hacemos multitud de veces en nuestra vida diaria. Ya quedaron atrás aquellos tiempos en los que si querías compartir cualquier tipo de archivo lo más común era utilizar una memoria USB para compartir información con tus compañeros de trabajo o amigos y familiares.

Sigue «estando en tendencia» enviar archivos vía correo electrónico. Cuántas veces en el entorno empresarial hemos recibido información de nuestros propios compañeros con un correo electrónico sin información en su interior, simplemente con un archivo adjunto. Por desgracia, esta costumbre aún sigue implantada en muchísimas empresas.

Limitaciones de compartir archivos vía USB

Desde hace ya algunos años, el uso de dispositivos de almacenamiento para compartir información se ha reducido considerablemente (sobre todo en el ámbito empresarial). Se trata, como ya ocurrió en el pasado con el disquete y el CD-ROM, algo que quedará para una utilización puntual, como podría ser la instalación de un sistema operativo, hasta que finalmente desaparezca con el paso de los años, siendo sustituida por una nueva tecnología.

Este medio no suele tener problemas en que el tamaño la memoria USB sea insuficiente. Sin embargo, puede conllevar otra serie de problemas:

  • Difusión de malware: algo común en el tiempo de auge de las memorias flash fue la infección masiva de dispositivos a raíz de una única memoria. Gusanos, troyanos, virus… todo tipo de perjuicios para los usuarios se han trasladado de un ordenador a otro (usualmente sin que estos se diesen cuenta de lo que ocurría) y provocando grandes pérdidas económicas y hasta de información.
  • Fugas de información: con el uso de estos dispositivos, los empleados podrían llevarse información confidencial de la empresa una vez terminaran sus servicios con ella, originando vulnerabilidades de todo tipo (legales, financieras, filtraciones de información personal…).

Limitaciones de compartir archivos mediante el correo electrónico

Realmente el correo electrónico es una aplicación de mensajería, la cual cubre muchos aspectos de comunicación en nuestra vida cotidiana (realmente indebidamente utilizada). Sin embargo, aunque puede en ciertas ocasiones cumplir con este propósito, su uso discriminado no debería ser una norma, tanto si enviamos información a nuestros compañeros de trabajo, trabajadores de otras empresas incluso a personas ajenas al entorno empresarial.

Outlook aplicación de mensajería

Por otro lado, utilizando esta herramienta para compartir archivos posee también limitaciones:

  • Tamaño máximo de los archivos muy limitado: para todos los servidores de correo electrónico el tamaño de los archivos no pueden superar los 25MB (en el mejor de los casos). ¿Qué sucede si quieres compartir un archivo mayor? ¿O un vídeo empresarial? Probablemente estés pensando en la opción del USB, pero existen mejores alternativas.
  • Conversaciones por correo electrónico infinitas: a todos nos ha pasado que queremos colaborar con otras personas en un proyecto y comenzamos a enviarnos diversas actualizaciones de un documento «pasándonos la bola». Todo empieza con un: «te envío el informe…» y de ahí pasamos a un bucle de conversaciones en el que nos enviamos el documento con versión «final», «final final», «final definitiva» y así hasta que alguno de los dos quiera parar.
  • Propiamente, una derivación del punto anterior, es que acumularemos posiblemente archivos redundantes con diferentes versiones, pudiendo duplicar información por error en los sitios oficiales de la empresa y originando problemas a tus compañeros.
  • Por último, como sabes, cuando se adjunta un archivo en un correo se envía de una copia del archivo, no el archivo original. Una vez compartes de este modo la información, pierdes el control de lo que pase con el documento enviado.

Compartiendo a través de la nube: OneDrive y SharePoint

En la época en la que el almacenamiento en la nube tiene un auge mayor cualquier otro tipo de almacenamiento, debemos conocer las ventajas de compartir archivos directamente a través de ella. Claramente, deberemos tener almacenada nuestra información en dicho espacio.

Almacenamiento en la nube con OneDrive y OneDrive Empresarial

Una vez aquí, compartir información nunca ha sido tan sencillo. Con unos pocos clicks le podremos enviar a cualquier persona todos los archivos y carpetas que deseemos, además, con una serie de ventajas que ninguno de los predecesores poseía:

  • Ahora sí, compartiremos el archivo original. Si realizamos cambios sobre este archivo, la otra persona podrá verlos. Además, si damos permisos de edición a la otra persona y utilizamos la edición colaborativa, podremos editar el archivo al mismo tiempo.
  • «Sin restricciones» de tamaño del archivo. La única restricción es la que nos ponga nuestra aplicación de almacenamiento (para OneDrive el tamaño máximo de un archivo es de 10GB). De todos modos, en la gran mayoría de ocasiones este límite no será superado, solamente en situaciones muy específicas.
  • Dejar de compartir el archivo/carpeta cuando queramos: con la función de compartir de OneDrive y SharePoint podremos administrar quién puede acceder a nuestra información y establecer permisos o eliminarlos de forma instantánea, manteniendo siempre bajo control el acceso.
  • Solo enviaremos un link. Esto supone un cambio en la filosofía de trabajo. Tenemos tan asimilado que para compartir archivos tenemos que enviarlo, que mucha gente no se plantea esta posibilidad. El otro usuario que reciba la información no deberá descargar absolutamente nada y podrá recibir este link por el medio que sea, no importa cuál (chat de Teams, email, Whatsapp…) sin comprometer la seguridad de la información, pues con los permisos podremos decidir quién puede acceder a dicho enlace.

¿Quieres seguir aprendiendo? En el próximo artículo sobre este tema explicaremos detalladamente los permisos a la hora de compartir archivos, tanto de OneDrive, SharePoint, como el trabajo con archivos en Microsoft Teams.

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