Power Automate: empieza a automatizar procesos

PowerAutomate, para el que no la conozca, es la herramienta de automatización de procesos que está disponible dentro de la suite de Office 365. Es posible que antes la conocieras por otro nombre, Microsoft Flow, pero fue renombrada en el Microsoft Ignite 2019 (sigue siendo exactamente la misma aplicación).

Y para los que no tenían ningún conocimiento previo de esta herramienta, ¿qué es lo que puede hacer PowerAutomate? Pues simplemente automatizar tareas, por ejemplo, tareas repetitivas que realices a diario o requieran mucho esfuerzo pero que realmente no aporten ningún valor añadido a las empresas. Aunque también pueden ser utilizadas para conectar multitud de aplicaciones.

¿Para qué vas a trabajar más pudiendo automatizar tareas?

¿Cómo accedo a PowerAutomate?

Desde www.office.com podrás acceder al portal de Office 365, y allí, si tienes una licencia que te permita el uso de esta aplicación (y si el administrador IT no te ha desactivado su uso), o si no lo ves aquí, puedes hacer click en “Todas las aplicaciones”.

PowerAutomate en el portal de Office 365

Realmente PowerAutomate es una herramienta compleja y que requiere varias horas de formación exclusiva para poder a empezar a sacarle un poco de partido y empezar a crear flujos desde cero.

Se podrían llegar a hacer flujos de automatización como: desde los datos aportados en un formulario realizado con Microsoft Forms, almacenarlos en una lista de SharePoint y publicarlos en un Tweet con la cuenta de la empresa (por ejemplo). Realmente las posibilidades son muchas y existen conectores de una gran cantidad de aplicaciones y bases de datos.

Crear un nuevo flujo (Flow)

Si quieres crear un nuevo flujo desde cero tienes varias opciones para ello, dependiendo de la solución que quieras tomar en la ejecución:

  • Flujo automatizado: estos flujos, como indica la imagen, se desencadenará a partir de un determinado evento, por ejemplo, recibir un correo electrónico en la cuenta de office 365 empresarial. Se trata del tipo de flujo más utilizado, ya que es lo que realmente permite la ejecución de procesos sin que otra persona esté pendiente de ejecutarlos; simplemente, cuando ocurra una acción determinada, se realizará un proceso.
  • Flujo instantáneo: deberás ser tú (o el administrador) la persona que desencadene el proceso. Suelen utilizarse para acciones concretas y que no se produzcan de forma periódica, por ejemplo, cuando alguien se vaya de la compañía…
  • Flujo programado: será el creador del flujo el que decida con qué frecuencia debe ejecutarse un proceso. Es muy habitual encontrarlo en procesos de copias de seguridad de archivos o bases de datos, por ejemplo, que una vez al mes se haga una copia en un servidor de todos los archivos almacenados en un sitio de SharePoint.

Empieza por lo básico

Si tienes conocimientos de programación seguro que te resultará más sencillo. Sin embargo, puedes empezar por lo más básico: las plantillas.

Plantillas de PowerAutomate

Te recomendamos que eches un vistazo a las principales plantillas, las más utilizadas (Destacado) que aparecen en la imagen, así como a todas las posibilidades que aparecen clasificadas por categorías, haciendo click sobre los tres puntos a la derecha. Es bastante posible que ni siquiera necesites crear un flujo desde cero, ya que hay cientos de plantillas hechas, perfectamente funcionales. Solamente tendrás que hacer unas pequeñas configuraciones.

Una plantilla básica y muy útil (además de la más utilizada) es la de guardar todos los archivos adjuntos que te lleguen a tu bandeja de correo de la empresa se almacenen en tu OneDrive para la empresa.

Haciendo click sobre la plantilla veremos que nos dará una breve descripción de lo que hará la misma.

Justo debajo deberemos conceder los permisos que nos está solicitando (cada plantilla y flujo tendrán los suyos correspondientes). En este caso, es darle acceso a nuestra cuenta de correo de Office 365 y OneDrive para la Empresa. Pero no te preocupes, Microsoft no leerá tus datos, correos, ni tendrá acceso a tus archivos almacenados en tu OneDrive.

Una vez que hagas click en “Crear flujo”, ¡ya está!, el flujo está funcionando correctamente y todo lo que ocurra en adelante seguirá las reglas de ese flujo si se cumplen (almacenar los adjuntos del correo electrónico en OneDrive).

Obviamente, al no haber configurado absolutamente nada, se guardarán en una carpeta por defecto llamada “Email attachments from Flow” con el nombre por defecto que posea el dato adjunto (por ejemplo, si el archivo que te han enviado se tiene el nombre “Factura”, se quedará con el mismo nombre).

Puedes editar tu flujo para cambiar la configuración, añadir pasos… en fin, lo que tú desees. En próximos artículos ahondaremos más en esta temática y mostraremos cómo crear un flujo con PowerAutomate desde cero. Esperamos que esto os sirva de ayuda para empezar a automatizar :-).

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