Microsoft Forms: la herramienta polivalente

Microsoft Forms es una sencilla herramienta para crear formularios y cuestionarios de forma ágil y para todo tipo de dispositivos, pero realmente no hay mucha gente que la usa simplemente porque desconoce que existe.

Forms nos va a permitir lanzar comunicaciones (de la temática que sea, como veremos más adelante) y obtener una respuesta rápida, en tiempo real y disponible para analizarla a posteriori con otras herramientas que ya conocemos: Excel.

Con qué licencias está disponible Forms

Realmente Microsoft Forms está disponible con prácticamente todas las licencias disponibles actualmente, incluso de forma gratuita:

  • Educación: Office 365 Educación, A1 Plus y A5
  • Para empresas: ProPlus, todas las licencias Business y Enterprise
  • Para uso personal: con una cuenta de Microsoft (gratuito)

¿Qué nos quiere decir esto? Pues que Microsoft pone a disposición finalmente de todos los usuarios para que puedan acceder a esta herramienta incluso aunque no compren una licencia; sin embargo, así fomentan su uso, al igual que ocurre con el caso de Microsoft Teams.

¿Qué podemos crear con Forms?

Primero es conveniente comentar las diferentes pestañas que tenemos en la parte superior de la imagen siguiente: Mis formularios, Compartidos conmigo y Formularios de grupo.

Microsoft Forms crear nuevo formulario y cuestionario

Estas pestañas serán las que clasifiquen el acceso a los diferentes formularios a los que tenemos acceso. Si bien Mis formularios serán privados (solo podrán ser modificados por mí), los Formularios de grupos están pensados para que sean accesibles desde un grupo ya creado de Office 365, es decir, departamentos, proyectos, áreas de una empresa, etc.

De este modo, todos los formularios que pertenezcan a Formularios de grupos podrán ser editados por cualquier persona dentro de ese grupo, así como acceder a las respuestas de cada uno. Esto realmente proporciona una gran agilidad en cualquier empresa.

Ahora sí, vamos a centrarnos en qué podemos hacer realmente con Microsoft Forms.

Nuevo formulario de Forms

El típico ejemplo de uso de Microsoft Forms sería una encuesta de satisfacción. Se esta opción trata de crear un nuevo formulario desde cero del que podremos personalizar el tema, ajustes a la hora de compartirlo con diferentes permisos (mediante un link, un código QR o enviar directamente por correo electrónico) y por supuesto, las preguntas que queremos realizar.

Nuevo cuestionario de Forms

Un cuestionario es exactamente igual que un formulario con la excepción de que las preguntas que realicemos tendrán una puntuación (la decidiremos nosotros), así como establecer una marca en la respuesta correcta. Sin embargo, para este tipo de test normalmente solo son relevantes dos tipos de campos: Texto y Opción, para realizar un examen tipo test.

Además Microsoft Forms cuenta con una serie de opciones que son especialmente útiles para los cuestionarios, como son la ordenación de preguntas de forma aleatoria, saber durante cuánto tiempo se ha respondido un cuestionario y realizar comentarios en cada opción respondida (por ejemplo, si la respuesta marcada es incorrecta, explicar por qué lo es).

¿Por qué Microsoft Forms es una herramienta polivalente?

Pues bien, aunque tenemos una función muy concreta, que es la creación de un formulario, podemos aplicar esto para muchos cometidos, no solo encuestas de satisfacción o valoración de un producto. A continuación algunos ejemplos de lo que se puede utilizar en empresas:

  • Encuestas internas de la organización para decidir sobre alguna temática. También con ello podremos utilizarlo como un sistema de UserVoice (como el que tiene Microsoft) pero solo para empleados de la compañía.
  • Sistema de incidencias del departamento IT el cual podría ir conectado a una lista de SharePoint para almacenar ahí los datos y tener un registro (válido para pymes).
  • Proyectos de gamificación para un departamento de Formación o Marketing como parte de la formación de los empleados en una especialidad determinada.
  • Entrevistas escritas para Recursos Humanos como parte del proceso de selección, donde los candidatos pueden exponer por escrito por qué deberían ser ellos los contratados y no otra persona, o realizar una prueba técnica.
  • Petición de compras al departamento financiero. Al igual que el sistema de incidencias del dto. informático, nuestra empresa podría contar con un formulario en el que se pidiera comprar ciertos elementos que no necesiten aprobación del director general: mobiliario, ordenadores y periféricos, material de oficina…

Compartir un formulario de Forms

Compartir un formulario es realmente fácil, solo tendremos que marcar la opción que deseemos haciendo click en el botón compartir (esquina superior derecha) y elegir una de las dos opciones que aparecen en la imagen:

Compartir formulario con Forms
  • Cualquier usuario con el vínculo puede responder: funciona de manera muy similar a la opción de compartir documentos en OneDrive y SharePoint. Si tienes el vínculo que te da acceso, podrás acceder al formulario. Esta será la opción que debemos marcar si queremos que personas externas a nuestra empresa respondan dicho formulario o cuestionario. Como inconveniente reseñable debemos mencionar que no existe una forma de controlar el número de respuestas por usuario.
  • Solo las personas de mi organización pueden responder: en este caso solo las personas con una cuenta de correo con el dominio igual al nuestro podrá responder.

Por último, comentar (que puede ser muy útil) que podremos compartir un vínculo al formulario y pegarlo por ejemplo en un correo electrónico, también podremos generar un código QR para imprimirlo por ejemplo en unas tarjetas para un evento, copiar el código iframe e incrustarlo en un sitio de SharePoint o simplemente enviarlo por correo electrónico.

Ejemplo propuesto

Como ejemplo, por si lo queréis responder a un formulario real, os dejamos por aquí una posible encuesta de satisfacción para los clientes. En este caso, el ejemplo considera que se ha asistido a una formación y este es el resultado:

Accede al formulario.

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