3 grandes ventajas de adoptar Office 365

Seguro que la mayoría de vosotros ya conoce el servicio de suscripción (SaaS, Software as a Service) más popular de Microsoft: Office 365. Hoy veremos tres ventajas que hacen que Office 365 sea la elección de muchísimas empresas y por qué todas están siguiendo la tendencia de migrar a la nube.

Flexibilidad en la compra

Todos nos acordamos de cuando en el pasado, que para poder acceder a las aplicaciones ofimáticas de Office (Word, Excel, PowerPoint y el casi olvidado Access), era necesario pagar la licencia completa del producto, por la cual la empresa o individuo adquiría el producto, por ejemplo, el paquete de Office 2003. Este paradigma de compra ha cambiado y ya nos hemos acostumbrado a él: la modalidad de suscripción. Ahora no estamos comprando el producto, sino que pagamos para poder utilizarlo. La gran mayoría de nosotros está suscrito a servicios a demanda, como pueden ser Netflix, la suite de Adobe o Amazon Prime, por poner algunos ejemplos.

La gran ventaja que ofrecen estos servicios de suscripción es que compraremos solo lo que necesitemos en el momento, y si es necesario ampliar o disminuir el número de licencias, podremos realizarlo en cuestión de minutos. Esto supone, por un lado, un menor desembolso inicial. Es complicado para las StartUps, que cuentan con un presupuesto inicial mucho más limitado, pero también para grandes empresas, donde se requieren multitud de licencias y una planificación muchísimo mayor. Por otro lado, tendremos un control absoluto sobre cuándo, cómo queremos adquirir el producto y cuándo queremos finalizarlo.

Servicio de suscripción automantenible

Desde el momento en el que realizas el pago tienes acceso a todas las aplicaciones que habilita tu licencia. Ya sea, por ejemplo, con una compra de la licencia Business Premium (o Empresa Premium), dispondrás al momento de herramientas como Word, Planner, OneNote, To-Do, Flow, etc. Pero no solo esto es lo interesante, sino que además cuando compras este servicio obtendrás siempre la última versión del producto.

Si una empresa disponía de Office 365 hace dos o tres años, tenía acceso de las herramientas ofimáticas de Word, Excel, PowerPoint… versión 2016. Sin embargo, con la salida al mercado de la versión 2019, los usuarios que contaban con este tipo de licencia obtuvieron automáticamente la última versión. Tendrás todas las actualizaciones al momento y de forma automática, de modo que no tendrás que reinstalar el paquete de Office. Si el administrador de Office así lo ha configurado (está establecido de este modo por defecto), la descarga y actualización del nuevo software será automática.

Tus documentos y recursos siempre contigo

Como usuarios, las dos primeras ventajas aquí expuestas tienen menos relevancia (sobre todo la primera). Sin embargo esta última sí que afecta de forma directa a todos los trabajadores por varios motivos.

  • Nos desligamos de nuestro dispositivo de empresa. Ahora ya no será necesario acceder a tus documentos desde un dispositivo de la empresa, ya que desde el portal de office (www.office.com), tendrás disponibles todas tus herramientas y documentos desde cualquier dispositivo: móvil personal, portátil u ordenador personal, dispositivos ajenos…
  • No será necesaria una VPN para acceder a tus archivos cuando te encuentres fuera de la red de la empresa. A excepción de aquellas aplicaciones que estén alojadas en los servidores de la empresa o utilicen datos almacenados en los servidores de forma local, no será necesario el uso de una VPN para acceder a todo, pues está alojado en la nube.
  • Acceso a todos los recursos dentro y fuera de la empresa. Tendrás a tu disposición toda la información y herramientas disponibles de la suite de Office. Solamente necesitarás conexión a Internet para acceder a TODO. Además, si utilizas la sincronización de archivos con OneDrive Empresarial, podrás seguir teniendo acceso a toda tu información incluso sin conexión a Internet.

Estas tres ventajas aquí expuestas son solo algunas de las que ofrece la utilización de servicios a demanda (SaaS) y almacenar todos los archivos en la nube. Por supuesto, existen muchas más. Más adelante, en otro artículo, comentaremos cuáles son las principales ventajas de la suscripción a Office 365 únicamente desde el punto de vista de un administrador IT: evaluación de costes, planificación, seguridad de la información, facilidades de configuración y más.

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