La estructura de los sitios de SharePoint

Existen a día de hoy una gran cantidad de empresas que están incorporando la plataforma de SharePoint (Online) en su día a día pero todavía muchas se preguntan el papel que puede jugar en su entorno corporativo, cómo utilizarla correctamente o para qué utilizarla.

Y es que puede ser algo realmente confuso para los usuarios, como comentamos en un post anterior, cómo comunicarse y realmente cómo funcionan las diferentes herramienta de Microsoft. Tenemos por un lado sitios de SharePoint, donde podemos comunicarnos y almacenar formación, con un correo electrónico asociado al grupo de Office 365 de dicho sitio, pero también tenemos equipos de Teams, en principio, para «lo mismo». Bueno, realmente no son lo mismo. Cada uno tendrá su uso según determine la empresa en la que estés (por ejemplo: los sitios de SharePoint como repositorio documental para cada departamento y los equipos de Teams como lugar de colaboración para proyectos interdepartamentales o intradepartamentales).

En los equipos de Microsoft Teams se pueden almacenar archivos, al igual que en cualquier biblioteca de SharePoint de un sitio, por lo que esto puede parecer redundante. Así pues, vamos a dar una vista general a la arquitectura de SharePoint para saber realmente a qué nos enfrentamos y cómo se organiza una arquitectura de SharePoint.

Estructura plana en SharePoint

¿Qué es esto de arquitectura plana en SharePoint? Bueno, pues simplemente tener un conjunto de sitios definidos (por ejemplo, departamentos) que estén todos al mismo nivel, es decir, que no se creen subsitios de SharePoint. La recomendación de Microsoft para que la administración de los sitios de SharePoint sea más sencilla es que se limite la creación de subsitios, y si necesitamos un árbol un poco más complejo, utilizar las colecciones de sitios.

arquitectura sitios de sharepoint estructura

Puede parecer que tener tantos sitios en el mismo nivel es algo malo, pero nada más lejos de la realidad. Realmente es más sencilla la administración, dando acceso a cada sitio a los usuarios correspondientes que manipular las herencias de los subsitios de SharePoint. Además, Microsoft también recomienda crear un sitio nuevo de SharePoint en vez de crear un subsitio (aunque un tema dependa del otro, por ejemplo: un área de desarrollo en el departamento IT).

Sitio central de SharePoint

No podemos olvidarnos de los sitios concentradores en SharePoint. Para que los usuarios tengan una navegación consistente dentro de nuestra intranet tendremos que crear un sitio (normalmente de comunicación) para que sea nuestro sitio central, a partir del cual se pueda acceder fácilmente al resto de sitios principales de la empresa.

Pero ¡ojo!, un sitio no es sitio concentrador por defecto, debemos marcarlo específicamente en el panel de administración de SharePoint (necesitas tener permisos para acceder a ello, por supuesto).

Ejemplo de sitio central de SharePoint o sitio concentrador
Ejemplo de sitio central de SharePoint

Por tanto, con un sitio central cualquier usuario puede visualizar contenido público de la empresa con agilidad, acceder a la información de su área o departamento, incluso a otros departamentos o sitios. Si además en nuestra empresa hay creados ciertos sitios que no son estrictamente departamentos, sino que van asociados a un proceso (por ejemplo, Gestión), podremos linkarlos también a este sitio central.

Tener un sitio concentrador te permitirá modularizar la arquitectura de su organización, simplificando como comentábamos la organización de la misma. Y por supuesto, si quieres tener sitios privados de SharePoint a los que no quieres que casi nadie tenga acceso (por ejemplo, la facturación de la empresa), te recomendamos que el sitio no sea visible desde el sitio concentrador. De este modo, ahorrarás tiempo y esfuerzo denegando solicitudes de admisión a los sitios que realizarán los usuarios más curiosos y creando una atmósfera de mayor seguridad para los jefes de los departamentos, sabiendo que la información está perfectamente controlada.

Elegir la plantilla adecuada de un sitio de SharePoint

Cuando creas un nuevo sitio puedes hacerlo con dos plantillas diferentes: sitio de colaboración o sitio de comunicación.

sitio de grupo y sitio de comunicación de SharePoint

Empezamos por la más sencilla: el sitio de comunicación. Un sitio de comunicación es utilizado para difundir información dentro de nuestra empresa (sobre todo son utilizados para comunicaciones internas: festividades, nuevos proyectos, información corporativa…) y por ello, normalmente serán sitios públicos.

Por otro lado, los sitios de colaboración son los (normalmente) usados para almacenar la información de cada departamento. Son sitios privados en los que se dará acceso granularmente a cada usuario, pues estos sitios tendrán información confidencial de cada departamento.

¿Y qué pasa con Microsoft Teams?

¿Cómo organizamos nuestros sitios de SharePoint cuando tenemos también un sitio por cada equipo de Microsoft Teams creado? ¿Puede ser redundante? En principio no deberíamos tener ningún problema, porque existen soluciones que permiten conectar SharePoint y Teams:

  • Crear un equipo de Microsoft Teams a partir de un sitio de SharePoint ya existente. Con simplemente hacer un click en SharePoint tendremos la posibiblidad de enlazar ambas aplicaciones a partir del grupo de Office 365.
  • Añadir a un equipo de Teams la biblioteca de un sitio ya existente, algo muy útil cuando no queremos crear nuevos sitios (evitando la redundancia).

Con los puntos expuestos, tenemos ya una visión general sobre cómo se puede organizar SharePoint (a partir de los consejos de la propia Microsoft), permitiendo una estructura más lógica para los usuarios y que sea fácilmente administrable para los técnicos.

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