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Si no conoces el Historial de versiones, necesitas actualizarte

Las aplicaciones de Office han obtenido mejoras muy relevantes que son realmente útiles tanto para trabajadores en una empresa como para usuarios, entre otras, la edición colaborativa y el historial de versiones. La edición colaborativa nos permite, gracias a la conexión a Internet, la edición de archivos Word, Excel y PowerPoint con dos o más personas al mismo tiempo.

Sin embargo, existe aún mucha gente reticente al uso de la edición colaborativa por miedo a que otra persona borre información mientras escribe o que cualquier persona con acceso a un archivo compartido pueda editarlo. Realmente estos problemas dejan de tener importancia cuando se conoce el Historial de versiones.

¿Qué es el Historial de versiones?

Es una funcionalidad de las herramientas ofimáticas de Microsoft que nos va a permitir acceder una versión anterior de un archivo. Cada vez que guardamos un archivo, estamos generando una nueva versión y estas versiones se irán acumulando para poder acceder posteriormente a ellas si fuese necesario.

Imagen 1. Ejemplo de Historial de versiones de un archivo de Word

¿Por qué es útil el Historial de Versiones?

Las ventajas del Historial de Versiones podrían resumirse en tres. Podremos:

  1. Controlar las versiones de un archivo, ver por quién han sido modificadas y cuándo han sido modificadas (fecha y hora). Esto cobra especial relevancia en la edición de un archivo por varias personas.
  2. Consultar una versión anterior del archivo para ver qué información contenía. Desde aquí, podremos echar un ojo a esa versión y copiar y pegar información a nuestra versión actual, por ejemplo.
  3. Restaurar una versión anterior porque el archivo está dañado o porque la versión actual es incorrecta. Podremos volver atrás en el tiempo para recuperar una versión que contiene lo que nosotros queremos.

Pero… ¿cómo lo activo?

Si eres usuario de Office 365, el historial de versiones no hay que activarlo, ya que está activado por defecto. Solamente será necesario que guardes tus archivos en la nube (OneDrive, OneDrive Empresarial o SharePoint), pues de nada sirve si almacenas los archivos en el disco duro de tu PC. Para acceder al historial de versiones del archivo existen dos maneras:

Acceder desde la aplicación de escritorio Word, Excel o PowerPoint

Esta es la ruta más rápida. Directamente abriremos el documento que queramos en la aplicación de escritorio. Desde aquí seguiremos los siguientes pasos:

  • Hacer click sobre el nombre del archivo
  • Click sobre Historial de versiones
Imagen 2. Accediendo al historial de versiones desde Word

Acceder desde el navegador

Desde www.office.com, el portal de aplicaciones de Office 365, podremos acceder al almacenamiento en la nube en el que se encuentre el archivo: OneDrive, SharePoint o OneDrive Empresarial. Si estás utilizando una cuenta personal con un correo como outlook, gmail, yahoo, etc, probablemente utilizarás OneDrive, y si utilizas el correo de la empresa y su almacenamiento, OneDrive Empresarial y SharePoint.

Imagen 3. Accediendo al portal de Office 365: office.com
Imagen 4. Accediendo al Historial de versiones desde los tres puntos (Mostrar acciones)

Una vez aquí, veremos el Historial de versiones tal y como aparece en la Imagen 1. Claramente, si hemos creado un archivo nuevo y nadie lo ha editado, solo contaremos con la versión 1.0. Haciendo click sobre el número de la versión, el navegador nos indicará que abramos la aplicación de escritorio.

Imagen 5. Confirmación de apertura de la aplicación de escritorio de Word

Restaurar o comparar un documento

Cuando hayamos seleccionado la versión del documento que queramos consultar, se abrirá una nueva ventana de la aplicación (Word en este caso) en la que podemos apreciar que en el título del documento refleja: que estamos en la versión X del archivo y que estamos en modo Solo lectura (no permite editar).

Imagen 6. Apertura de la versión X de un documento

Ahora podremos elegir dos opciones: Restaurar o Comparar.

Restaurar un documento

Todavía no te he contado lo mejor, y es que restaurar una versión NO elimina el resto de versiones, sino que se creará una copia de la versión que estás restaurando y la establecerá como la actual. Siguiendo el ejemplo, restaurando la versión 3.0 creará una nueva versión 6.0, las cuales serán idénticas. De este modo, siempre podrás volver a consultar el resto de versiones o incluso volver al archivo original.

Comparar un documento

Comparar un documento abrirá otra nueva ventana de la aplicación, que será un nuevo documento. En este se nos mostrarán todos los cambios que han ocurrido desde la versión seleccionada (la 3.0 en nuestro ejemplo) hasta la versión actual (la 5.0 en el ejemplo). Podremos ir aceptando o rechazando individualmente todos los cambios hasta obtener el documento deseado y finalmente guardarlo como otro documento, aparte del original.

Imagen 7. Comparando un documento

Con todo lo expuesto, ya puedes sacarle todo el partido a la edición colaborativa y al historial de versiones que ofrece Microsoft. Tanto como usuario como profesional de una empresa esta es la nueva dinámica, en la que las personas individualmente tienen un control total sobre los archivos y pueden generarlos y restaurarlos a voluntad.

Si tienes cualquier duda, siempre puedes escribirla en la caja de comentarios :) ¿A qué esperas para utilizar esta funcionalidad? ¡A practicar!

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