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Outlook, Skype, Teams… ¿Cómo debo comunicarme en mi empresa?

Actualmente tenemos multitud de formas para comunicarnos con nuestros compañeros de trabajo: Outlook (correo), chat y llamadas de Skype Empresarial, chat y llamadas de Teams, conversaciones de Teams, otras aplicaciones de chat (Whatsapp, Telegram…), etc.

Sin embargo, el propósito de cada una de estas aplicaciones es realmente diferente. Es erróneo también utilizar una única aplicación para todo, como veremos ahora. Sin embargo, estas indicaciones están especialmente dirigidas a empresas que ya estén utilizando Office 365 (y Microsoft Teams).

Correo electrónico

El correo electrónico, herramienta clave para la comunicación interna diaria de mucha (o más bien demasiada) gente, no ha evolucionado en la forma de comunicarnos desde que se inventó. En su momento fue una revolución, por supuesto, pero actualmente tenemos a nuestro alcance aplicaciones (que ya estamos pagando) optimizadas para una comunicación interna mucho más ágil y efectiva.

«Si dedicas todos los días más de una hora a leer el correo, deberías plantearte otras opciones de comunicación»

Deberías utilizar únicamente el correo electrónico para comunicarte con personas externas a tu empresa. Es cierto que en ocasiones no se puede casi evitar, pues puedes estar comunicándote a su vez con un cliente o reenviando información, pero no debería ser habitual.

Skype Empresarial

La gran conocida herramienta de mensajería instantánea y reuniones online de Microsoft para empresas está, poco a poco, siendo sustituida por su gran sucesora: Microsoft Teams. A pesar de que hay algunas empresas que hace muy poco tiempo han implantado esta aplicación para la comunicación interna y externa de sus empleados, el fin de soporte está previsto para el 31 de julio de 2021.

«Skype empresarial dejará de estar dentro de soporte en menos de dos años, así que hay que plantear un cambio»

¿Y qué tipo de comunicación vamos a utilizar con Skype Empresarial? Pues conversaciones de trabajo con los compañeros, pero de manera más informal, del tipo: cómo llevan el informe que tienen que entregar, si tienen 15 minutos para reunirnos y avanzar con el proyecto o si quieren ir a tomar un café. Lo que emplearíamos en cualquier aplicación de mensajería instantánea.

Microsoft Teams

Una de las preguntas frecuentes cuando se está implantando Teams en las empresas es: «o sea ¿que simplemente voy a sustituir Outlook/Skype por Teams para comunicarme? Básicamente quieren que sustituya una aplicación por otra…» Bueno, eso no es del todo cierto. Podemos decir simplemente que Teams es mucho más que cualquiera de las anteriores juntas.

Dentro de Teams tendremos dos grandes formas de comunicarnos, las conversaciones y el chat.

El chat de Teams

Empecemos por lo fácil: el chat de Teams. Básicamente se trata de exactamente lo mismo que teníamos antes con Skype Empresarial, pero ahora en la aplicación de Teams. Por supuesto, con las funcionalidades añadidas que aporta esta nueva aplicación.

Además de los chats individuales también podremos iniciar chats grupales, añadiendo a más gente a las conversaciones de chat. También será desde aquí desde donde podremos realizar nuestras llamadas y videollamadas a compañeros de trabajo, o incluso con externos si están invitados en nuestro entorno de Office 365.

Conversaciones en un equipo de Teams

Este es el nuevo planteamiento: las conversaciones de Microsoft Teams se convertirán en la nueva forma de comunicar el estatus de un proyecto o comunicar información a nuestro departamento o equipo de trabajo.

«Las conversaciones de teams son el sustituto del correo electrónico interno»

Estas conversaciones nos permitirán tener mucho más organizada la información, informar con mucha más efectividad (ya que todos los usuarios que estén dentro del equipo podrán verla*), incluir el archivo de documentos de esas mismas conversaciones centralizadas en un único lugar… en fin, de agilizar y concentrar la información sobre un tema concreto o un proyecto determinado.

*Nota: a excepción de los canales privados de Teams a los que solo accederán los miembros que decida el propietario.

Apps de mensajería instantánea

A no ser que tu empresa haya dado el visto bueno explícitamente al uso de alguna de estas herramientas, sea WhatsApp, Telegram, Line, etc, bajo ningún concepto deberías compartir información empresarial con ninguna de ellas.

Estas herramientas no están administradas (o no suelen) por la empresa. Por lo tanto, si se filtra cualquier tipo de información confidencial, documento, conversación… podría haber consecuencias legales para las personas implicadas, por supuesto, dependiendo de la información y del tipo de información filtrada.

Espero que esta breve guía te permita discernir un poco mejor cómo debes comunicarte dentro de tu empresa y, si tus compañeros no lo hacen como tú, indicarles cuál es el mejor camino :-).

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