Muchas veces nos preguntamos cómo podemos automatizar ciertos procesos que realmente no son relevantes para nuestro trabajo o vida diaria, como podría ser clasificar correos en diferentes carpetas, clasificar dichos correos por categorías, mover los mensajes de una persona a una carpeta, etc.
La solución es bastante sencilla y cómoda: las reglas de correo de Outlook. En este ejemplo vamos a comentar cómo funcionan y aprender a sacarles partido. Bien aplicadas, las reglas de correo pueden ahorrarnos más de 1 hora de gestión a la semana y dedicarnos a lo realmente importante.
El ejemplo que vamos a poner es el siguiente: que los mensajes que me envíe mi jefe con la palabra «proyecto» en el asunto del mensaje, quiero almacenarlos en una carpeta concreta y marcarlo con importancia alta, además de categorizarlo con mi etiqueta «Formaciones».
Crear una nueva regla de Outlook
Podremos crear directamente una nueva regla de correo electrónico del correo seleccionado haciendo click sobre «Crear regla…» o bien hacer click sobre «Administrar reglas y alertas…» y administrar todas. Pues bien, creando una nueva regla desde la administración de reglas, llegaremos al siguiente punto:
Seleccionaremos la creación de una regla desde cero (como aparece señalado). Sin embargo, siempre tienes la posibilidad de puedes utilizar una plantilla ya hecha como aparecen en la parte superior.
Condiciones que debe cumplir
Antes de nada, debes saber cómo funciona la regla de correo: lo primero, una vez recibes un mensaje, tu aplicación de Outlook lo procesará y lo primero que hará es comprobar si alguna de las condiciones que has añadido se cumple:
En este caso, como hemos indicado, queremos que la regla de correo se aplique cuando la persona que decidamos y además que aparezca la palabra «Proyecto» en el asunto del mensaje. Por supuesto, donde se indica el Paso 2, debemos seleccionar el texto que aparece subrayado y reemplazarlo: por una persona que seleccionaremos en la libreta de direcciones y por la palabra exacta por la cual queremos filtrar.
Como puedes observar, puedes añadir a las condiciones que podemos añadir muchas opciones, de las que podremos seleccionar una o varias. Échale un vistazo al resto para ver si te parecen útiles. Pero recuerda, el correo recibido solo será procesado por la regla si cumple TODAS las condiciones que has añadido.
Qué acciones realizar con el mail recibido
El segundo paso es claro: una vez el correo entrante ha cumplido las condiciones establecidas, asignaremos las acciones que queremos realizar:
Observa que en la parte inferior (en el Paso 2) va apareciendo todo lo que se tiene que cumplir y también lo que queremos realizar. En este ejemplo, vamos a moverlo a una carpeta llamada «Formaciones», marcar el mensaje con importancia alta (para poder en el futuro encontrar este mail con más facilidad, filtrando los correos importantes) y por último marcarlo con la categoría «Formaciones y eventos» (con el fin de agrupar los correos en diferentes temáticas).
Añadir las excepciones
Por último, debemos indicar si queremos que para alguna situación NO se aplique la regla de correo. Tenemos multitud de excepciones, que debemos manejar con cuidado, a las que recomendamos que también eches un vistazo.
Podemos ver ahora en el Paso 2 finalmente cómo quedaría nuestra regla configurada, con las condiciones que debe cumplir, las acciones que realizará, y en qué casos no se deberá ejecutar.
Últimos pasos
Antes de finalizar, deberás asignar un nombre a la regla que acabas de crear (Paso 1) y seleccionar (si quieres) las opciones en el Paso 2.
Y… ¡ya estaría todo! Ya tienes configurada tu regla de correo para automatizar procesos que antes debías realizar manualmente, y por supuesto, mantener tu bandeja de Outlook un poco más organizada.
EXTRA
Simplemente para finalizar, dejamos aquí algunos consejos o notas relevantes:
- Antes de «Ejecutar esta regla para toda la bandeja de entrada» (paso final), deberías probar antes si la regla que has creado hace exactamente lo que estabas pensando. De otro modo, si funciona mal, lo único que harás será crear un pequeño caos en tu bandeja de entrada e incluso llegar a perder información.
- Te recomendamos que no crees reglas de forma indiscriminada, pues al final tendrás una bandeja de correo que no sabes lo que hace, no encontrarás rápidamente los correos recibidos.
- Si la regla no hace lo que tú habías puesto (o lo que crees que iba a hacer), simplemente revisa todos los pasos: condiciones, acciones y excepciones: Outlook no se equivoca ;).
- Puedes desactivar una regla para que deje de actuar sin necesidad de eliminarla.
