Skype Empresarial ha sido una gran herramienta durante muchos años y ha ayudado a las empresas a comunicarse de manera mucho más efectiva. Esta herramienta de chats y reuniones ya tiene fecha de retiro pero, ¿has pensado ya en migrar a Microsoft Teams?
¿Por qué deberías migrar ya a Microsoft Teams?
Pirincipalmente y como acabamos de mencionar, Microsoft anunció la retirada de su aplicación Skype Empresarial el 31 de julio de 2021. Sin embargo, este no es el único motivo por el que deberías hacerlo, pues ya existen otras herramientas en el mercado que podrían cubrir estas necesidades.
Teams es la herramienta que sustituye por completo a Skype Empresarial, con todas sus funcionalidades. Sin embargo, Teams aporta mucho más, ya que no solamente es una aplicación de chat y videollamadas: permite integrar cientos de aplicaciones, comunicarnos y compartir archivos de forma ágil en proyectos, etc.
Beneficios para los usuarios y la productividad
Realmente no todas las empresas se dan cuenta de que la adopción y uso adecuado de Microsoft Teams genera enormes beneficios para el negocio: nos va a permitir tomar decisiones de forma más ágil, fomenta la colaboración entre personas de áreas completamente diferentes y permite una movilidad casi completa de los puestos de trabajo de una oficina cualquiera.
No solo será beneficioso para la empresa, sino también para los trabajadores. Tener toda la información bien clasificada, los proyectos ordenados y organizados, la posibilidad de colaborar en la edición de documentos en tiempo real permiten que se trabaje de forma mucho más fluida. Y por supuesto, atender a las reuniones desde su sitio en el trabajo o desde casa.
Y qué decir del equipo técnico, del departamento IT: una herramienta con muchas posibilidades de administración y seguridad, ya que se encuentra dentro de la suite de Office 365 con todas las medidas de Security & Compliance que pueden aplicarse.
Además, la integración que permite con otras herramientas (Planner, OneNote, PowerApps, y cientos de herramientas fuera de la suite de O365), la integración de bots y conectores, hacen de esta aplicación el nuevo centro de trabajo de todos los usuarios.
La adopción y despliegue
Como es evidente, la incorporación de esta nueva herramienta dentro de cualquier empresa implica un cambio de la manera de trabajar. Por tanto, la importancia de estudiar la estrategia de adopción es una parte vital para el éxito del proyecto.
Te recomendamos que leas la documentación oficial de Microsoft para profundizar en el proceso de migración por pequeños pasos, desde el modo SfBOnly (Solo Skype Empresarial) hasta TeamsOnly (Solo Microsoft Teams), el último paso para una integración de la herramienta completa, el cual no permitirá a los usuarios utilizar SfB.
La formación de los usuarios y administradores es imprescindible. Es como comprar un avión pero no saber pilotar.
Por supuesto, una adopción no puede estar completa sin una correcta formación, tanto para usuarios finales como administradores. La formación será finalmente esa cohesión entre el despliegue de la herramienta y las políticas de gobernanza que se han fijado para decidir cómo queremos usar Teams en nuestra empresa.
En cuanto al despliegue (y como en cualquier proyecto) deberemos estudiar diferentes puntos que son relevantes:
- Establecer un jefe de proyecto que coordine el equipo que llevará a cabo esta misión. Personas de diferentes departamentos deberán trabajar conjuntamente, pues se trata un proyecto transversal a toda la empresa.
- Definir el alcance y los objetivos que se quieren lograr con la adopción.
- Estudiar el impacto que tendrá el uso de la herramienta en los usuarios y cambios en los procesos de negocio.
- Tener un plan diseñado con fases temporales claramente establecidas y un despliegue progresivo a los usuarios.
Inicialmente, por supuesto que los usuarios tendrán preguntas, problemas… Algunos (o muchos) intentarán seguir trabajando como lo estaban haciendo hasta ahora, o simplemente por pura inercia, ya que son muchos años de trabajo con una metodología.
Es importante que se les muestre a los usuarios los beneficios de trabajo con la nueva herramienta para que sean ellos los que decidan asumir ese cambio.
