Un estudio sobre la gobernanza de Microsoft Teams no es algo que deba tomarse a la ligera. Para que la herramienta sea utilizada correctamente por todos los usuarios y se le pueda sacar todo el partido, los roles deben estar correctamente definidos y asignados, los permisos configurados… para que todo se ejecute correctamente en la empresa y aumente la productividad. Por supuesto, deberemos tener también siempre presente la necesidad de mantener toda la información interna asegurada, sin que terceros puedan acceder por accidente.
A continuación veremos los principales aspectos para llevar a cabo este proceso de administración y para que, finalmente, sean los usuarios los que puedan tener una mejor experiencia de esta gran herramienta y a su vez estando todo correctamente organizado.
Creación de Grupos de Office 365 y Equipos de Teams
Lo primero, se necesita definir si van a ser los propios usuarios quienes puedan crear equipos de Teams o no. Ya sabes que automáticamente cuando creamos un nuevo equipo en Teams se genera un Sitio de SharePoint con el mismo nombre y un grupo de Office 365 en el directorio activo.
Existen diferentes formas de gobernanza para la gestión de los equipos (de la cual hablaremos en un futuro), pero básicamente serán o los usuarios o únicamente un grupo de personas (normalmente de IT) los que crearán los equipos. Si la segunda opción es la que se establecerá o se ha establecido en tu empresa, los usuarios deben tener un proceso definido para poder solicitar crear nuevos equipos de trabajo.
Una gobernanza de Teams innadecuada creará más caos del que había antes de adoptar la herramienta
La creación de estos espacios de colaboración debe tener una política establecida si queremos que la información esté correctamente organizada y no existan varios grupos de personas dedicados al mismo fin en equipos de Teams duplicados, así como archivos duplicados.
El propósito de los Equipos de Teams
Cuando se está adoptando Teams en una empresa (o cuando ya se ha adoptado), es posible que tengamos descontrolado el número de equipos, para qué sirve cada uno, cuál era el propósito inicial… Es algo bastante común, que si se deja a cualquier usuario crear nuevos equipos (sin sentido alguno), tengamos problemas de gobernanza a medio-largo plazo.
El departamento de IT, junto con el resto de departamentos, deben acordar qué equipos se deben crear y cuál va a ser el propósito de los mismos. De este modo, también se deben fijar los criterios para poder crear equipos nuevos (y eliminaros) en el futuro, como por ejemplo:
- ¿Se podrán crear equipos por proyectos nuevos?
- ¿O únicamente tendremos equipos por departamentos y áreas?
- ¿Aceptaremos un equipo con dos o tres integrantes?
- ¿Eliminaremos un equipo si no se conversa en él durante 6 meses seguidos?
- ¿Se eliminarán los equipos que no tengan propietarios?
No se debería permitir consumir recursos de la empresa sin motivo alguno, creando equipos de forma indiscriminada (que puede pasar). La concienciación es uno de los primeros pasos de cara a la formación de los usuarios en el uso de la herramienta: ¿realmente necesito crear un nuevo equipo para esto?. En el caso de que los usuarios no puedan crear equipos y soliciten crear uno nuevo, es habitual que junto a la petición se adjunte el propósito del mismo.
Definir roles para mantener la coherencia a futuro
Es realmente importante, como en muchos otros aspectos en cualquier departamento de IT (pero en especial para el caso que nos ocupa), definir un comité de gobernanza de Microsoft Teams. Este comité, formado o no únicamente por usuarios de este departamento, tendrá el objetivo de mantener un uso coherente por parte de todos los usuarios.
Como uso coherente, será necesario establecer una serie de parámetros que se deberán cumplir para que exista un equipo de Teams. Parámetros tales como un nombre normalizado (p.e.: PR – 00001 | RRHH), nombres de canales igualmente normalizados, establecer al menos dos propietarios en cada equipo, eliminar canales si no son utilizados, archivar equipos cuando finalice el proyecto o llevar un control y revisión estricto de los usuarios que pueden acceder a cierta información son decisiones que se deben tomar y tener por escrito.
Aparte, por supuesto, de definir quiénes serán los propietarios de los equipos (p.e.: una persona de IT además del jefe del departamento/proyecto) el comité de gobernanza deberá estar claramente definido y realizar reuniones periódicas para asegurarse de que todo está bien organizado.
Como esta temática es bastante extensa y quedan aún muchos más puntos que tratar, continuaremos en artículos posteriores. ¡Estad atentos!
