Gobernando Microsoft Teams – Parte 3

Terminamos esta trilogía con los últimos consejos que debes seguir para llevar una gobernanza de la herramienta Microsoft Teams de forma adecuada. Si no has leído antes la parte 1 y la parte 2, te recomendamos que les eches un vistazo. Continuamos.

Archivar o eliminar equipos y canales de Teams

La gestión del contenido de los equipos y canales debe estar muy marcada. Por ejemplo, se deberá determinar si, con la finalización de un proyecto, se eliminará o archivará un equipo o canal (presumiblemente archivado, ya que sigue permitiendo el acceso a los documentos guardados).

Hemos de entender de que todo el mundo será capaz de colaborar en los canales de Teams (excepto en los privados) y que los archivos con los que trabaje el equipo seguirán almacenados en el sitio de SharePoint correspondiente. Y es aquí cuando empiezan a surgir las preguntas sobre qué determinación se llevará a cabo sobre el ciclo de vida de la información y la retención de los datos sensibles (DLP).

Además, por otro lado es posible que tengamos cierto equipo para un proyecto concreto, el cual requería de gran cantidad de espacio de almacenamiento. Puede darse el caso de que nuestro tenant esté alcanzando el límite que permite nuestra suscripción de Office 365 y no vemos conveniente que se deba comprar más espacio de almacenamiento. Plantear estos casos nos ayudará a gestionar la cantidad de información, sobre todo en empresas medianas-grandes en el largo plazo. ¿Necesitarás un servidor On-Premises para almacenar todo o es mejor comprar espacio en la nube?

Cambios y reemplazos en procesos de negocio

Por cuestiones obvias como son las nuevas posibilidades de trabajar de forma más interactiva con nuestros compañeros, con aplicaciones dentro de la suite de Office 365 (Forms, Delve, SharePoint, To-Do, Power Automate…), seguro que cambian (o deberán cambiar) ciertos procesos clave del negocio, como siempre, para mejor y ser más ágiles.

Skype Empresarial será reemplazado dentro de poco. ¿Has empezado ya a migrar a Microsoft Teams?

La mayoría de estos cambios empiezan por la comunicación directa (one to one), para lo que debemos tener en cuenta que Skype Empresarial (SfB) será sustituido completamente por Microsoft Teams y todos los trabajadores deben estar al tanto de estos cambios y la nueva forma de trabajar.

Además, con la posibilidad de integrar, como hemos comentado, aplicaciones para todo tipo de departamentos, podremos hacer que los usuarios gestionen casi todo su trabajo desde una única herramienta centralizada; sin olvidarnos tampoco de la integración de bots y la importancia que tomarán en la forma de ejecutar los procesos de negocio.

Formación en Microsoft Teams y otras herramientas de Office 365

Es de vital importancia determinar cuándo y cómo se van a formar (absolutamente) todos los usuarios para que la empresa al completo esté alineada con los objetivos del negocio, y esto implica, como no, la transformación digital de todos los empleados; incluyendo trabajadores de primera línea, managers y directivos. Sin formación específica de Microsoft Teams no lograrás la implantación adecuada de la herramienta.

No importa cómo lo hagas, pero debes formar a todos los usuarios.

Deberás decidir durante cuánto tiempo se desarrollarán estos planes formativos, sobre todo si estás en una gran empresa, pues podrían transcurrir varios (o muchos) meses de diferencia entre los primeros usuarios y los últimos, además de cómo se implementará: ¿primero un departamento y luego el resto? ¿primero los managers y directivos? Deberás decidirlo.

Lo que sí es aplicable a todos, y es lo que Microsoft recomienda, es la búsqueda de Evangelizadores o Champions dentro de la empresa. ¿Y quiénes son estos? Pues simplemente cualquier trabajador (de cualquier nivel o departamento) al que le guste la tecnología e impulse su inclusión dentro de la organización. Seguramente conozcas a alguien así. Bien, pues deberás seleccionar un pequeño grupo de estas personas para que sean los early adopters y profundicen en el uso de la herramienta para poder compartir su conocimiento.

Siguiendo todos estos pasos mencionados, planteándolos y estudiándolos, llegarás a tener una correcta implementación y gobernanza de Teams, lo que te permitirá tener un control de la herramienta y los datos que hay en ella organizados en el largo plazo. ¿Prefieres simplemente dar la herramienta a los usuarios y que ellos hagan lo que quieran con ella, sin una nueva metodología de trabajo? Te garantizamos que no hacer nada al respecto creará un caos interno, el cual será más difícil solucionar con el tiempo. Gobierna Microsoft Teams.

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