Gobernando Microsoft Teams – Parte 2

Continuamos con la gobernanza de Microsoft Teams, un tema tan interesante como extenso. Haz click aquí para leer la primera parte del artículo y no perderte nada.

Organización del acceso y la propiedad de los equipos

¿Tiene tu empresa alguna política establecida (escrita o no) para decidir quién puede acceder a qué información? ¿Y quién va a ser propietario de un equipo, una persona de IT, un jefe de área? ¿Los usuarios conocen la diferencia entre Propietario, Miembro e Invitado dentro de un equipo?

La respuesta a la primera pregunta suele ser que sí, simplemente porque probablemente tu empresa ya estaba utilizando algún sistema de almacenamiento como las unidades de red o algo un poco más actualizado, como SharePoint. Si tenías ya unas políticas definidas para SharePoint, normalmente se suelen continuar.

Respecto a la segunda pregunta, lo más habitual es que el jefe del área/departamento sea la persona (junto con otra/s) quien administre el equipo. En ocasiones en las que se requiere un control total por parte del Dto. IT solamente los trabajadores técnicos son propietarios, por lo que cualquier petición o necesidad deberá solicitarse a ellos.

Roles de microsoft teams ejemplo en  un equipo
Ejemplo de un equipo de Teams. Roles de Teams: Propietarios, miembros e invitados

Con la tercera pregunta puede ponerse de manifiesto que, si los usuarios no son conocedores de estas políticas dentro de Teams (o SharePoint), no deberían ser ellos quienes gestionasen el acceso a la información. Al fin y al cabo, son los directivos y personal de IT los responsables últimos de la seguridad de la información.

¿Qué aplicaciones se podrán añadir a Microsoft Teams?

Si eres administrador de Microsoft Teams deberás preguntarte si quieres que cualquier usuario sea capaz de añadir o no aplicaciones a la herramienta de colaboración. Puedes aplicar esta política desde el centro de administración en Teams o por otro lado, establecer que solo los propietarios de los equipos puedan añadirlas.

Sería realmente conveniente planificar una política en la que se determinen qué aplicaciones se van agregar en qué canales de Teams. Por ejemplo, si estamos en un Departamento de Operaciones, añadir al canal General la aplicación de Power BI y un OneNote para notas compartidas del equipo (como acta de reuniones, requisitos de los proyectos, etc), un planner por cada proyecto (y canal), acceso a documentos importantes como pestañas, acceso a su canal correspondiente de Stream… Son muchas las opciones disponibles.

También es de gran relevancia (de muchísima más que todo lo anterior, si me permitís añadir) el permitir o no almacenamientos de otras empresas.

Activar o desactivar archivos de otras nubes en microsoft teams
Centro de Administración de Microsoft Teams. Configuración general de la herramienta.

A no ser que tu organización ya esté utilizando alguno de estos almacenamientos (y pagando por supuesto un extra por ello), te recomiendo que los desactives. De este modo, toda la información empresarial se mantendrá dentro del entorno de Office 365 y no formará parte de otras empresas. Esto se traduce también en una mayor facilidad de gestión de la información, aplicación de políticas de retención, etiquetas, y un largo etcétera.

¿Qué política de nombres llevarás a cabo?

Por supuesto, como te podías imaginar, sería realmente conveniente que se definiese una política para nombrar, tanto los equipos, como los canales de Teams. ¿Y por qué? Pues porque si los usuarios pueden crear equipos (y canales) su nombre y estructura debe seguir unas ciertas normas para que la organización de la información no sea caótica.

Para mantener un ciclo de vida de la información coherente y estable en el tiempo es necesario aplicar estas políticas. Puede parecer acertado dejar libertad completa a cualquier usuario para crear equipos de forma indiscriminada y con un nombre cualquiera. Pero, ¿qué pasará dentro de unos meses cuando encontremos 200 equipos nuevos, y todos ellos con nombres «aleatorios», o nombres de departamentos duplicados (D. Operaciones; Dto Operaciones; Operaciones 2; Departamento de Operaciones…) o simplemente equipos que no sean para un tema estrictamente de trabajo (Café de las 11am)?

Pues la gobernanza de la información de tu empresa será un caos. En el mejor de los casos los usuarios preguntarán por qué hay equipos duplicados y «cuál es el bueno». Luego pasaremos por duplicidades de archivos y conversaciones, y por último (y con peores consecuencias) filtraciones de información, personas que no debían tener acceso a ciertos archivos finalmente lo consiguen misteriosamente.

¿Recomendación?: limitar la creación de equipos y establecer una política de nombres (desde el portal de Azure). Ahora bien, cada empresa es diferente y los usos y necesidades de Teams también lo son, así que esto no es aplicable para todos los casos. Aunque sí para una gran mayoría.

Continuará…

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